高岡智則
年齢：33歳 性別：男性 職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当） 居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション 出身地：神奈川県川崎市 身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる） 血液型：A型 誕生日：1992年11月20日 最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒 通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分） 家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹 恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）
差し込みフィールドとは
差し込みフィールドはテンプレートの中に現れる空欄の印のようなもので、後でデータソースの情報で自動的に置換されます。簡単にいうと、ひとつの雛形に多くの人分の情報を同時に作るための道具です。例えば郵便物の宛名や通知文などを、あらかじめ決めた形に整えつつ、実際の名前や住所はデータベースや表形式の情報から取り出して差し込む仕組みです。
差し込みフィールドは 差し込み印刷 やマージフィールドとも呼ばれます。文字そのものではなく、データを入れるためのプレースホルダとして機能します。実際の印刷や表示のときには、データソースにある情報がこの差し込みフィールドに入って、ひとりひとり分の文面や名簿が自動的に作られます。
この仕組みはWord やExcel などのオフィスソフトだけでなく、ウェブのテンプレートやメール作成機能、あるいは一部のデータベースアプリにも対応しています。差し込みフィールドを使うと、毎回同じ文章を打ち直す手間を省き、データの正確性を保つことができます。
差し込みフィールドの基本的な使い方
使い方は大きく4つのステップに分かれます。順番に見ていきましょう。
1. データソースを準備する。氏名、住所、商品名など、差し込みたい情報を表形式で用意します。列がフィールド名、行が個々のデータとなります。
2. テンプレートを作成する。宛名の文面や通知の文章など、ひとつの雛形を作成します。ここには差し込みフィールドの位置を決める印を置きます。
3. 差し込みフィールドを挿入する。テンプレートの空欄の代わりに差し込みフィールドを配置します。例として氏名欄には氏名の差し込みフィールドを置きます。
4. 実行して確認する。データソースの内容を元に、各人分の文面が作成されるかを確認します。必要に応じてフォーマットの整形や改行の調整を行います。
実践的な例
以下は差し込みフィールドを使った簡単な例です。宛名と商品名を差し込みフィールドで自動に埋める場合のイメージです。
こんにちは、氏名さん。いつもお世話になっております。今回のご注文は 商品名 です。配送先は 住所 になります。
差し込みフィールドの実用表
| フィールド名 | 説明 |
|---|---|
| 氏名 | データソースにある名前を入れる |
| 住所 | データソースにある住所を入れる |
| 商品名 | 送付する品物の名前を入れる |
注意点とヒント
差し込みフィールドを使うときは、データソースの整合性が大切です。名前の綴り間違いや住所の表記ゆれがあると、宛名が不自然になることがあります。データの前処理として、余計な空白の削除や半角と全角の統一をしておくとよいです。
また、個人情報を扱う場合には、データの取り扱いルールを守り、必要最小限のデータだけを利用することが大切です。差し込みフィールドを使うことで、作業の効率化とミスの削減が期待できます。
よくある誤解
差し込みフィールドは単なる文字列ではなく、データと結びつく印の役割です。実際の置換はデータソースとテンプレートの連携処理によって行われます。別の言い方をすれば、差し込みフィールドはデータの入れ物と出力の架け橋です。
差し込みフィールドの同意語
- マージフィールド
- 差し込み印刷（メールマージ）などで、データソースの値を文書の指定箇所に自動的に挿入するプレースホルダのこと。英語の merge field に相当します。
- 挿入フィールド
- 文書内の指定箇所にデータを挿入するためのフィールド。差し込み作成だけでなく、テンプレート全般で使われることがあります。
- プレースホルダ
- 後から値を埋めるための仮置きの文字列や記号。実務では値が差し込まれる前の空欄・空の領域を指すことが多いです。
- 変数フィールド
- 文書内で値を表す『変数』として機能するフィールド。値が動的に変わる場合に使用されます。
- テンプレートフィールド
- テンプレート（雛形）内でデータを動的に差し込むためのフィールド。再利用性の高い文書で用いられます。
- マージデータフィールド
- データソースの個別の値を、差し込み文書へ取り込むためのフィールド。英語表現としても使われます。
- 差し込み印刷用フィールド
- 差し込み印刷（メールマージ）を実現するために文書内で使われるフィールド。データの個別値を自動的に挿入します。
- Merge field
- 英語表現の 'Merge field'。差し込み印刷で使われ、データソースの値を文書の指定箇所に差し込む役割を担うプレースホルダ。
差し込みフィールドの対義語・反対語
- 静的フィールド
- 差し込み処理による動的な置換を行わず、常に同じ値を表示するフィールド（固定値をそのまま表示する場合に相当）
- 固定値フィールド
- データソースに依存せず、あらかじめ決められた値を保持するフィールド
- 直接入力フィールド
- ユーザーが手動で値を入力するフィールドで、外部データから自動的には差し込まれない
- 非差し込みフィールド
- 差し込み処理の対象外となるフィールド（自動的な差し込みをしない）
- 文字列リテラル
- 差し込みではなく、文書中に直接書かれた定型の文字列
差し込みフィールドの共起語
- 差し込み印刷
- WordやExcelなどでデータソースの値を文書の特定箇所へ自動的に挿入し、宛名付き文書やラベルを大量作成する機能。
- マージフィールド
- データソースの列を文書内のプレースホルダとして挿入するフィールド。差し込みフィールドとも呼ばれる。
- データソース
- 差し込み印刷の元データとなる表形式ファイルやデータベース。Excel、CSV、Accessなどが代表例。
- データソースファイル
- 差し込み印刷に用いるデータのファイル形式全般を指す総称。
- Excel
- 差し込み印刷の主なデータソースとして広く使われる表計算ファイル形式。
- CSV
- カンマ区切りのデータファイル。差し込み印刷の軽量データソースとして頻繁に使用される。
- 住所録
- 宛先情報をまとめたデータ集合。差し込み印刷の典型的なデータソース例。
- 宛名
- 差し込み印刷で実際に文書へ差し込まれる個人名・敬称などのデータ。
- 本文
- 差し込み印刷で動的に差し込まれる文書の本文部分。雛形やテンプレートの一部。
- プレースホルダ
- データを挿入する位置を示すプレースホルダの総称。差し込みフィールドと同義で使われることもある。
- フィールドコード
- 差し込みフィールドの内部の実装コード。表示形式や動作を制御する要素。
- IFフィールド
- 条件に応じて差し込みテキストの表示・非表示を切り替える、条件付き差し込みの機能。
- 条件付き差し込み
- 特定の条件を満たす場合にのみ、本文中の一部を差し込む機能。
- 差し込みウィザード
- 差し込み印刷の設定を手順通りに進められるガイド機能。
- メールマージ
- 英語表現。メール本文を個別化して送信する差し込み印刷の機能。
- 宛先リスト
- 差し込み印刷のデータソースに含まれる、個別の宛先データの集合。
- ラベル印刷
- 差し込み印刷の用途のひとつで、住所ラベルを自動生成する機能。
- データマッピング
- データソースの列と文書内のフィールドを対応づける作業。
差し込みフィールドの関連用語
- 差し込みフィールド
- 文書テンプレート内のデータを自動で挿入するためのプレースホルダ。受取人ごとに個別の情報を入れる箇所を指します。
- 差し込み印刷
- データソースとテンプレートを組み合わせて、宛名や本文を受取人ごとに自動作成する機能です。
- データソース
- 差し込み印刷で参照する元データ。Excel、CSV、Access、Outlook連絡先などが代表的です。
- データフィールド
- データソースの列に対応する値。例: 名前、住所、電話番号など。
- 列名（フィールド名）
- データソースの列名。差し込みフィールドと対応づける文字列です。
- MERGEFIELD（差し込みフィールドコード）
- Word などで差し込みフィールドを表す内部コード。実際には文書上には«フィールド名»として表示されます。
- テキストマージ
- 差し込み印刷の別名。文書の本文を受取人ごとに差し替える作業を指します。
- 宛名印刷
- 宛名カードや通知状など、宛先を個別に印刷する用途の差し込み印刷です。
- IF フィールド
- 条件によって表示内容を切替える分岐機能。例: 条件を満たす場合だけ住所を表示する等。
- NEXT フィールド
- 次のデータレコードへ進む指示。複数枚印刷の際に使用します。
- SKIP フィールド
- 特定のレコードをスキップする指示。
- SET フィールド
- 値を一時的に保存して他のフィールドで再利用する機能。
- フィールドスイッチ
- 表示形式を制御するオプション。例: 日付フォーマットやMERGEFORMAT等。
- 書式設定 / フォーマット
- 日付や数値の表示形式を指定する設定。
- テンプレート
- 差し込み印刷の元になる文書ファイル（例: Wordの宛名文書）。
- データマッピング
- データソースの列と差し込みフィールドを対応づける作業。
- ラベル印刷
- 宛名ラベルなど、整形した文書を一括で印刷する用途の差し込み印刷。
- Outlook 連携 / 連絡先連携
- Outlook の連絡先をデータソースとして使用する機能。
- データソースの例
- Excel、CSV、Access、Outlook連絡先など、差し込み印刷で使える代表的データ源。
- 名前フィールド
- データソース内の名前情報を格納する列。
- 住所フィールド
- データソース内の住所情報を格納する列。
- 電話番号フィールド
- データソース内の電話番号を格納する列。
- メールアドレスフィールド
- データソース内のメールアドレスを格納する列。
- 日付フィールド
- データソース内の日付データを格納する列。
- 金額フィールド
- データソース内の金額・価格データを格納する列。
- データクレンジング
- データの誤りを修正し、整合性を高める前処理。
差し込みフィールドのおすすめ参考サイト
インターネット・コンピュータの人気記事
