高岡智則
年齢：33歳 性別：男性 職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当） 居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション 出身地：神奈川県川崎市 身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる） 血液型：A型 誕生日：1992年11月20日 最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒 通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分） 家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹 恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）
報告資料・とは？初心者でも作れる基本のガイド
報告資料とは、ある出来事や調査の結果を関係する人に伝えるための文書のことです。学校の課題や部活の報告、会社の会議資料など、場面はさまざまです。要点を絞って伝えるために、目的を明確にすること、読者を想定すること、そして結論を先に伝えることが基本です。
報告資料の基本要素
多くの報告資料には以下の要素がそろいます。タイトル、目的・背景、要約、根拠データ、結論と提案、次のステップ。これらを順番に並べると、読み手は全体像をすぐに理解できます。
作成の進め方
まずは読者を決めることから始めます。誰に伝える資料なのかで、難しい用語の量や説明の深さが変わります。次に目的を設定し、読み手に伝えたい要点を3つ程度に絞ります。続いて、構成を決める→根拠データを集める→ドラフトを作成→見直しと修正の順で進みます。結論を最初に書き、それを裏付けるデータを後ろにつけるのが基本です。
実際の例と表の使い方
具体的な例として、学校の文化祭の報告資料を考えます。下の表は、項目と内容の見本です。
| 項目 | 内容 | 備考 |
|---|---|---|
| タイトル | 文化祭の準備状況 | 短く分かりやすく |
| 目的 | 現状の把握と今後の改善点 | 背景を短く |
| 結論 | 準備はほぼ完了、次の課題は安全管理 | 具体的な数字を添えると良い |
よくある間違いと対策
よくある間違いは結論が曖昧、データの出典が不明、読みづらい表現です。対策としては、冒頭に結論を置く、データの出典を明記する、短い文と箇条書きを避けず読みやすく整理することです。
まとめ
報告資料は、伝えたい情報を読み手に伝えるための道具です。読者を想定し、目的を明確にし、結論を先に伝えることを心がけましょう。作成のコツを守れば、学校の課題でも社内の資料でも、伝わりやすく説得力のある資料に近づきます。
報告資料の同意語
- 報告書
- ある期間の活動や結果を要約し、関係者へ正式に伝える文書。
- 報告書類
- 報告書を含む、複数の報告用文書の総称。
- 報告用資料
- 報告を行う際に使う資料の総称。データ・図表・説明文を含むことが多い。
- レポート
- 調査・分析の結果や結論をまとめた文書・資料。ビジネスや学術などで広く使われる表現。
- 提出資料
- 提出を目的とした資料。相手先へ提出する際に整えられた文書やデータ。
- 提出用資料
- 提出を目的とした資料。正式な提出物として用いられることが多い。
- 会議資料
- 会議で説明・報告するための資料。要点とデータを含むことが多い。
- 会議用資料
- 会議で使用することを想定した資料。
- 説明資料
- 説明を目的としてまとめられた資料。口頭説明を補足する役割を持つことが多い。
- 資料一式
- 報告に必要な資料の一式。全体の資料群を指す表現。
- 資料セット
- 必要な資料のセット。ファイル・図表・テキストを含む。
- 進捗報告書
- プロジェクトや業務の進捗状況と今後の見通しをまとめた書類。
- 進捗報告資料
- 進捗を報告することを目的とした資料。
- 業務報告書
- 日々の業務の成果・状況を報告するための正式な書類。
- 事業報告資料
- 事業活動の状況を整理した報告用資料。
- 年次報告資料
- 年間の活動・成果をまとめた報告用資料。
- 決算資料
- 財務・決算の要点をまとめた資料。主に経営判断や外部向け報告で使用。
- 審議資料
- 会議・審議で検討するための資料。報告と併せて提出されることが多い。
- 監査資料
- 監査で用いる資料。記録・データ・証拠を含む、正式な報告資料の一部。
- 補足資料
- 報告を補足するための資料。背景情報や根拠を示す資料。
報告資料の対義語・反対語
- 原データ
- 報告資料を作る際に使われる前段の未加工データ。要約・整理されていないため、報告資料の対義として挙げられる。
- 生データ
- 集計前の未加工データ。報告資料の要約・編集された形と対になる素材。
- 未報告資料
- まだ正式に報告として提出・共有されていない情報をまとめた資料。
- 未提出資料
- 関係者に提出されていない、まだ公開されていない資料。
- 計画資料
- 今後の方針や計画を示す資料。実績や結論を示す報告資料の対になる前段・案内資料。
- 仮説資料
- 検証前の仮説・推定を整理した資料。結論を示す報告資料の対になる前提・仮説の資料。
- 未整理資料
- 整理・編集が済んでいない資料。報告資料の整った形とは異なる状態。
- 非公式資料
- 公式な報告書・公式文書ではない、非公式の情報・資料。
- 現場ノート
- 現場でのメモ・補足記録。正式な報告資料として提出される前の資料。
- 口頭報告
- 書面の報告資料に対する、口頭で伝える報告形式。
- 公開資料
- 広く公開・共有される資料。内部・限定配布の報告資料とは用途が異なる場合が多い。
- 非公開資料
- 公開されていない、限定的な閲覧を想定した資料。公開資料とは対になる特性を持つ。
報告資料の共起語
- 報告書
- 業務の結果や現状を正式にまとめた文書。報告資料の一種。
- 資料
- 資料全般。配布用のデータ・文書の総称。
- 要点
- 伝えるべき最も重要な点。
- 概要
- 全体の要点を短くまとめた説明。
- 目的
- この報告資料の狙い・伝えたい意図。
- 結論
- 最終的な判断・成果。
- 根拠
- 結論を裏づけるデータ・事実。
- 背景
- この報告が生まれた経緯・背景事情。
- 進捗
- 現在の進み具合・達成状況。
- 図表
- データを視覚的に示す図・表。
- グラフ
- データの推移を表す図。
- 表
- データを整然と並べた表。
- 添付資料
- 本文に付随して添付された追加資料。
- 参考資料
- 出典・参考にした資料。
- 提出
- 資料を提出する行為。
- 提出日
- 提出する日付。
- 計画
- 今後の予定・手順。
- 進行
- 作業の進み具合（進行状況）。
- 対策
- 問題への具体的な対応策。
- リスク
- 潜在的な問題や危険性。
- 課題
- 今後解決すべき問題点。
- 評価
- 成果の評価や判定。
- 事例
- 実例・ケーススタディ。
- 説明
- 内容をわかりやすく解説すること。
- 資料作成
- 資料を作る作業・工程。
- 目次
- 章立ての一覧。
- 表紙
- 資料の最初のページ。
- 添付
- 関連資料を別添すること。
- レイアウト
- 紙面の配置・見た目。
- 版式
- 文書の書式・スタイル。
- 読みやすさ
- 読みやすさ・読み手の理解を助ける工夫。
- フォーマット
- 用紙サイズ・フォント・行間などの形式。
- 出典
- 引用元・情報源（出典の明示）。
報告資料の関連用語
- 報告資料
- 業務の状況や成果を伝えるために作成する資料の総称。本文・図表・要約などを含み、読み手の理解を促す形式。
- 報告書
- 特定の期間・案件についての成果や状況を正式に文書化した資料で、提出先に提出されることが多い。
- プレゼン資料
- 口頭説明を補助するためのスライド形式の資料で、要点を絞ってわかりやすさを重視する。
- 資料作成
- 情報を収集・整理し、読み手が理解しやすいようにまとめる作業全般。
- 企画書
- 新しい企画の狙い・背景・実現性・費用などを盛り込み、承認を得るための文書。
- 提案書
- 具体的な提案内容・メリット・費用・スケジュールを示す資料。
- 要旨
- 報告の要点を短くまとめた要約。冒頭に置くことが一般的。
- 概要
- 報告の全体像を簡潔に説明する短い説明。
- 背景
- 現状の状況や課題が生じた理由や前提を説明する部分。
- 目的
- 報告の狙いや達成したい結果を明確にするセクション。
- 結論
- 分析・検討の結果、導かれた判断を示す最も重要な部分。
- 調査結果
- データ収集や分析の結果を要約・図表つきで提示する。
- データ
- 根拠となる事実の数値情報。
- グラフ
- データを視覚化する棒グラフ・折れ線グラフなどの図。
- 図表
- 情報を視覚的に整理する図や表の総称。
- 付録
- 本文に収まりきらない追加情報を収める資料。
- 参考資料
- 出典となる書籍やサイトなど、情報源を記載する部分。
- 添付資料
- 本文と一緒に提出・配布する補足資料。
- アジェンダ
- 会議やプレゼンの話題と順序を示す一覧。
- 構成案
- 報告資料の章立てや流れを事前に設計した案。
- 目次
- 資料全体の章立てを示す一覧。
- 版面/体裁
- 見た目のデザインやレイアウトの整え方。
- フォーマット
- 規定の形式・テンプレートのこと。
- 承認フロー
- 資料が承認を得るまでの手順と関係者の役割を整理したもの。
- 承認
- 上司や決裁者の正式な許可を得ること。
- 経費見積もり
- 案件実施や作成にかかる費用を見積もる資料。
- スケジュール/タイムライン
- 作業日程と期限を時系列で示す表や図。
- リスク分析
- 潜在的な問題点と対策を整理する作業。
- アクションプラン
- 今後の具体的な行動と担当者を示す計画。
- 配布資料
- 会議参加者に配布するための印刷物やPDFなど。
- 発表資料
- 口頭発表を前提に作られた資料。
- チェックリスト
- 作成時に漏れを防ぐための確認項目リスト。
- バージョン管理
- 資料の版数と変更履歴を管理する方法。
- 機密情報
- 機密性の高い情報を含む場合の取り扱いルール。
- 宛先/宛名
- 提出先の組織名・担当者名などの宛先情報。
- 連絡先
- 問い合わせ先の電話番号やメールアドレスなどの情報。
報告資料のおすすめ参考サイト
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