rfp作成・とは？初心者が知っておく基本と実務のポイント共起語・同意語・対義語も併せて解説！

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rfp作成とは？基本的な意味と役割

rfp作成とは、企業や団体が新しい商品やサービスを外部の会社に提案してもらうための正式な依頼文を作る作業です。RFPは英語のRequest for Proposalの略で、提案内容や条件を具体的に伝える文書になります。

この作業の目的は、透明性と公平性を保ちながら最適な提案を集め、比較検討できる状態をつくることです。複数の企業から提案を受け取ることで、費用対効果が高い解決策を選びやすくなります。

RFP作成のメリット

・比較しやすく、選定理由が明確になる

・見積もりが分かりやすく、予算の管理がしやすい

・大きな組織では入札や公募で必要になる場合が多い

作成の基本ステップ

Step 1 目的と背景を明確にするなぜRFPを出すのかを簡潔に書きます

Step 2 関係者を整理する決定権者や技術担当者、法務などを事前に確認します

Step 3 要求事項を分けて整理する機能要件と非機能要件　必須条件と望ましい条件を分けて書きます

Step 4 予算と評価基準を設定する予算の上限と、提案をどう評価するかの基準を決めます

Step 5 提案依頼の形式と提出期限を決める提出ファイルや提出方法を統一します

Step 6 評価方法を決める技術評価やコスト、納期の重みづけを決め、評価表を作成します

Step 7 契約条件とスケジュールを整理する納品条件やサポート、契約日などを記載します

RFPのテンプレート構成例

以下はよく使われる構成の一例です。実務に合わせて必要な項目を追加・削除してください

<th>項目

説明
背景と目的	なぜこのRFPを出すのかの根拠と目的を説明します
プロジェクトの範囲	求める成果物や機能の範囲を具体的に示します
要件	必須条件と望ましい条件を分けて記載します
提出形式	提出ファイル形式やファイル命名規則を明記します
評価基準	価格や技術力、実績、納期などの重みづけを示します
スケジュール	公開日や質問受付日、提出期限、選定日、契約日などのタイムラインを示します
契約条件	納品条件や保証、サポート、秘密保持などを記載します

注意点とよくある誤り

・要件があいまいだと提案の品質が下がります。具体的な数字と納期を入れることが重要です

・評価基準が不明確だと選定が不公平になります。事前に評価表のサンプルを用意しておくとミスを減らせます

・質問受付の期限を設けず、提案者が情報を探す時間が長くなると提案数が減ります。質問期間を設定し、回答を公開する運用が望ましいです

まとめ

rfp作成は単なる文書作りではなく、良い業者を見つけるための重要なプロセスです。透明性と明確さを保つことで提案の質が上がり、契約までの流れがスムーズになります。初めて作る人は実務経験者のテンプレートを参考にしつつ、社内の関係者と意見をすり合わせることから始めましょう。

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rfp作成の同意語

提案依頼書作成

RFPは提案を依頼する文書のこと。提案依頼書を作成する作業全般を指します。

提案依頼書の作成

提案依頼書という文書を作る行為。文面の体裁・要件・締切などを整える作業です。

RFP作成

英語の略語RFPを用いて、提案依頼書を作成することを指します。

RFPドラフト作成

RFPの下書き（ドラフト）を作成する段階を指します。初回の草案作成に用いられます。

RFP文書作成

RFPという正式な文書を作成すること。構成や要件整理を含みます。

提案募集文書作成

提案を募集するための文書を作成する作業。ベンダーへ提出を促す文書の作成を意味します。

提案募集要項作成

提案を募集する要項（条件・要件・評価基準など）を作成すること。RFPの要件部分を整える作業です。

調達提案依頼書作成

調達業務で使用する提案依頼書を作成すること。購買プロセスに直結する文書の作成を指します。

入札用提案書作成

入札プロセスで提出する提案書を作成する作業。入札条件に合わせた内容作りを含みます。

競争型提案依頼書作成

競争入札形式で提案を募るための依頼書を作成すること。

RFP作成ガイド

RFP作成の方法やポイントをまとめたガイド。作成時の参考資料として使われます。

RFP作成手順

RFPを作成する具体的な手順・流れを示す解説表現。計画から提出までの段階を指します。

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rfp作成の対義語・反対語

RFP未作成

RFPをまだ作成していない状態。これからRFPを作成する予定がない、あるいは作成プロセスを開始していないことを指します。

RFP不作成

RFPを作成しない選択。RFPを発行せず、別の調達手段を用いる方針を示します。

RFP削除

すでに作成済みのRFP文書を削除・廃棄して、存在しなくなる状態を指します。

RFP撤回

公募前後を問わず、進行中のRFPを取り下げる行為。公開予定だったRFPを取り消すことを意味します。

RFP停止

RFPの作成・発行プロセスが一時的に停止している状態。再開の見込みが立つまで待機している状況です。

RFP廃止

RFPの制度・運用を正式に終結させ、以後RFPを用いない方針にすること。

RFP放棄

RFP作成の機会をあえて放棄し、他の調達手法へ切り替える判断を指します。

RFP代替案採用

RFPに代わる別の調達手法（例：直接交渉、スポット契約など）を採用すること。

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rfp作成の共起語

提案依頼書

RFPの正式名称。ベンダーに対して提案を提出してもらうための公式文書。

RFPテンプレート

RFP作成時に使える定型フォーマット・雛形。

提案書

ベンダーがRFPに対して提出する提案内容の文書。

RFQ

見積り依頼書。価格情報を中心に求める問い合わせ文書。

RFI

情報依頼書。市場情報や技術情報を事前に収集する問い合わせ文書。

RFX

RFP/RFQ/RFIなどの調達文書の総称。調達プロセスで使われる総称。

要件定義

調達する製品・サービスの機能・条件を整理する作業。

要件定義書

要件を文書化した正式な資料。

仕様書

機能・性能などの仕様を具体的に記載した文書。

見積書

ベンダーが提出する正式な費用見積りの文書。

見積り

費用の概算・正式見積り。

価格交渉

提供価格の条件をベンダーと交渉するプロセス。

条件交渉

納期・保証・支払い条件などの取引条件を交渉すること。

ベンダー

提案を行う取引先・供給業者。

サプライヤー

部品・サービスを提供する企業。

ベンダー選定

複数ベンダーを比較して最適な業者を選ぶプロセス。

競合分析

他社の提案・能力・価格を比較分析する作業。

競争入札

複数社が競争して入札する方式。

入札公告

入札情報を公示する公式通知。

公的調達

政府・自治体など公的機関による調達。

民間調達

民間企業による調達。

調達部門

購買・調達を担当する部門。

調達戦略

組織の調達方針・計画。

リスク評価

調達プロセスにおけるリスクを洗い出して評価する作業。

リスク管理

リスクを低減する対策を計画・実施すること。

評価基準

提案を評価する具体的な基準。

スコアカード

提案を数値化して比較する点数表。

評価表

評価項目と得点を記録する表形式の資料。

納期

納品の期限。

納品要件

納品時の品質・受渡し条件を定義する要件。

契約

選定後に結ぶ正式な契約。

契約条件

料金・納期・保証・責任範囲などの契約条項。

機密保持契約 (NDA)

機密情報の取り扱いを定める契約。

NDA

NDAは英語のNon-Disclosure Agreement（機密保持契約）。

SLA

サービスレベルアグリメント。提供品質・可用性を規定する契約要件。

Q&A

提案前後の質問と回答を整理・共有するセクション。

説明会

RFPの内容を説明する場・イベント。

変更管理

文書の変更履歴を管理する手続き。

バージョン管理

文書の版数を管理して最新版を明確にするしくみ。

テンプレート

定型フォーマット・雛形。

RFP作成のプロセス

要件定義から文書作成・公開・審査までの全体の流れ。

RFP作成手順

具体的な作成ステップの手順。

現場要件

現場の実務ニーズを反映した要件。

内部承認

社内での承認プロセスを経ること。

発行

RFPを公式に公開・配布すること。

発注書

正式な発注を示す文書。

受注

契約成立後の受注・開始を指す状態。

プロジェクト管理

調達プロセス全体の進行管理・進捗把握。

プロジェクト

RFP実行を含む一連の取り組み全体。

事前審査

応募企業の資格・適格性を事前に確認する工程。

応募条件

応募時に求める要件。

応募資格

応募に必要な資格・条件。

ガイドライン

推奨される運用方針・手引き。

手順書

作業の手順を具体的に記した資料。

マニュアル

日常的な運用手順を集めた文書。

ルール

遵守すべきルール・規定。

標準

標準仕様・標準運用の条件。

標準仕様

標準化された仕様・仕様ガイドライン。

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rfp作成の関連用語

RFP作成

RFPを作成する一連の作業。要件定義、評価基準、提出形式、スケジュール、提出先などを文書化する過程。

RFP

提案依頼書そのもの。顧客がベンダーに提案を依頼する公式文書で、回答の枠組みを定義する。

RFQ

見積依頼書。価格や納期、条件の見積もりをベンダーに求める目的で送られる文書。

RFI

情報提供依頼書。市場や技術情報を初期段階で収集するための文書。

調達計画

購買活動の全体計画。要件の妥当性確認、予算確保、スケジュール設定、担当を決定する。

要件定義

達成すべき機能や性能、制約条件を具体的に整理する作業。

仕様要件

機能仕様や性能指標など、実装時の必須条件を明文化。

SOW

業務範囲を明確化する文書。成果物・作業内容・期間・責任分担を記載。

仕様書

要件を技術的・仕様的に具体化した文書。

提出期限

RFPへ回答を提出する最後の日付。

応札書類

ベンダーがRFPに対して提出する提案資料全般。

提案書

解決策・体制・コスト・納期などを盛り込んだ公式提案文書。

提案書テンプレート

提案書作成の標準フォーマットとなるテンプレート。

提案書の構成

導入背景、課題、提案ソリューション、実績、計画、費用、リスク等の章構成。

価格モデル

価格の算出方法。単価、固定費、変動費、ライセンス料などを組み合わせる。

TCO

総所有コスト。導入・運用・保守・更新・廃棄までの総費用を検討する指標。

評価基準

評価の根拠となる基準。機能、品質、納期、コスト、リスクなどを含む。

評価項目

各評価対象の具体的な項目。

スコアリング

項目ごとに点数を付けて比較する評価手法。

評価委員会

社内の関係者で構成される、評価と決定を行う団体。

ベンダー選定

候補ベンダーを比較・絞り込み、最終選定へ進めるプロセス。

ショートリスト

絞り込んだ候補ベンダーのリスト。

公平性

選定過程の公正性を確保する努力。

透明性

評価・決定過程の情報を公開・説明できる状態。

NDA

秘密保持契約。機密情報の扱いを定める契約。

契約条件

契約の条項・条件。義務・権利・納期などを規定。

SLA

サービスレベル合意。可用性・応答時間・品質基準を定義。

セキュリティ要件

データ保護・アクセス制御・脆弱性対策など、セキュリティに関する必須条件。

データ保護

個人情報や機密データの安全管理・取り扱いの要件。

コンプライアンス

法令・業界規範・社内規程の遵守を求める要件。

法務レビュー

契約書や条項を法務部門が確認・修正するプロセス。

デューデリジェンス

ベンダーの財務・法務・倫理・運営リスクを精査する調査。

サブコントラクター

下請け業者。契約の一部を外部に委託する場合の管理。

変更管理

仕様変更や条件追加を正式に記録・承認し、契約へ反映する手続き。

Addendum

契約の補足文書。変更点を追加する際に用いる。

受注通知

落札結果をベンダーへ正式に通知する連絡。

落札通知

落札者を決定したことを公的に知らせる通知。

デブリーフィング

評価後の振り返りミーティング。改善点を共有する場。

ベンダー関係管理

ベンダーとの関係を戦略的に管理・最適化する活動。

VRM

Vendor Relationship Managementの略。ベンダーとの長期的な関係を築く管理手法。

導入計画

受注後の導入・移行・実運用開始までの具体的計画。

事前説明会

RFP前に質問を受け付ける説明会。

プリビッドミーティング

事前説明会の別称。

受領確認

提出物を受領したことを確認する手続き。

提出確認

提出物の受領を正式に通知・記録する作業。

ライセンス要件

ソフトウェアの使用許諾・ライセンス条件の要件。

稼働期間

システムが実運用できる期間・フェーズ。

納期

納品・提供の締切日。

版管理

文書・テンプレートの版を管理する仕組み。

テンプレート管理

テンプレートの更新履歴・適用版を管理。

e-Sourcing

電子的に調達を進める方法・ツール。

e-Procurement

オンラインで購買を完結させる手法。

調達ソフトウェア

RFP作成・評価・発注をサポートするソフトウェア。

調達ガバナンス

調達活動を統括・監督する組織・規程の枠組み。

競争入札

公正な競争のもとで入札を実施する手法。

地域法規対応

地域ごとの法規制に適合させる対応。

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