archivingとは？初心者でも分かるデータの整理と長期保存の基本共起語・同意語・対義語も併せて解説！

この記事を書いた人

高岡智則

年齢：33歳性別：男性職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当）居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション出身地：神奈川県川崎市身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる）血液型：A型誕生日：1992年11月20日最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分）家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）

archivingとは何か

archiving（アーカイビング）とは、不要になったものを消すのではなく「保管・整理・長期保存」を目的としてデータを整理することです。日常ではメールや写真（関連記事：写真ACを三ヵ月やったリアルな感想【写真を投稿するだけで簡単副収入】）、文書ファイルなどを後から見つけやすいように分類して保管する作業を指します。

なぜarchivingが大切なのか

情報が増えると、必要な時に見つけるのが難しくなります。archiveすると、重要な資料をすぐに呼び出せるようになり、作業の効率も上がります。長期保存の観点では、時代遅れにならないよう、保存形式や媒体の更新を定期的に行うことが大切です。

archivingとバックアップの違い

バックアップは現在の作業環境をまるごと複製しておくこと、archivingは将来参照するために整理して保存することです。バックアップは「復元が必要な時」に使い、archivingは「後で参照するための材料」として使われます。

日常でのarchivingの例

メールのアーカイブ：受信箱を整理し、過去のやり取りを検索しやすくします。件名・日付・宛先でタグを付け、古いメールは別フォルダに移します。

写真のアーカイブ：写真を日付順やイベント別にフォルダ化して保存します。人の名前や場所をタグ付けして後から検索しやすくします。

文書ファイルのアーカイブ：プロジェクトごとにフォルダを作成し、最新版と履歴版を分け、ファイル形式を統一します。

ウェブとデジタル資産のアーカイブ

ウェブページ自体を保存する「ウェブアーカイブ」もあります。将来、過去のサイトが見られなくなることを防ぐため、静的なコピーを保存するサービスやツールを使います。デジタル資産のアーカイブでは、データベースのダンプ、クラウドストレージの整理、メタデータの付与などが行われます。

アーカイブを実際に始める手順

1) 目的を決める：どの情報を、どのくらいの期間保存するかを決めます。

2) カテゴリを作る：大分類と中分類を設け、後から探しやすい構造にします。

3) 保存形式を決める：テキストは.txt、文書は.docxや.pdf、画像は.jpgや.pngなど、長期性と互換性を考えた形式を選びます。

4) 実際に移動する：現在の場所から新しいアーカイブ場所へデータを移します。移動後も元の場所を削除するかどうかを決めます。

5) 運用と見直し：定期的に整理状況をチェックし、不要なものを削除します。長期保存に向けて媒体の更新も計画します。

アーカイブのテーブルサマリー

<th>種類

説明
メールのアーカイブ	古いメールを保存フォルダへ移し検索性を高める。
写真のアーカイブ	イベント別・日付順に整理し、タグ付けで検索性を向上。
文書ファイルのアーカイブ	整頓されたフォルダ構造と統一形式で長期保存。
ウェブアーカイブ	将来見られるようサイトのコピーを保存。

まとめ

archivingは「情報を減らすこと」ではなく「情報を整理して長く使える形に残すこと」です。日常生活の中で少しずつ実践するだけで、必要な時にすぐ取り出せるようになり、作業効率が上がります。最初は難しく感じても、基本を守って手を動かせば、誰でも始められます。

archivingの関連サジェスト解説

exchange online archiving とは: exchange online archiving とは、Microsoft 365の中にある機能で、メールを長く保存しておくための仕組みです。普段使うメールボックスには新しいメールが入りますが、古いメールを別の場所に移しておくと受信トレイがすっきりします。オンラインアーカイブは“アーカイブ用のメールボックス”と呼ばれ、通常のメールボックスとは別に保管されます。使い方は、設定次第で古いメールを自動的にアーカイブするようにしたり、必要なときにアーカイブから見つけたりできます。企業や学校で使う場合、長期間メールを保存するルール（保持ポリシー）に合わせて活用することが多いです。メリットは、ストレージ代が抑えられること、検索機能を使って過去のメールを探せること、モバイルでも同じアーカイブへアクセスできることです。デメリットには、初期設定の難しさや、間違って重要なメールをアーカイブしてしまうリスク、アーカイブと通常ボックスの使い分けを常に意識する必要がある点が挙げられます。初めて使う人には、まず「受信トレイを整える道具」としての役割を理解し、アーカイブと検索の仕組みをゆっくり学ぶことをおすすめします。もし詳しくなりたい時は、管理者の方と一緒に、どのメールをいつ保存するかのルールを決めていくとよいでしょう。