高岡智則
年齢：33歳 性別：男性 職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当） 居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション 出身地：神奈川県川崎市 身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる） 血液型：A型 誕生日：1992年11月20日 最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒 通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分） 家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹 恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）
議事日程とは何か
議事日程とは、会議の進行表のことです。会議が始まる前に、どの議題を、誰が、どの順番で、どのくらい話すのかを決め、全員に伝えます。これにより会議の流れが明確になり、話が脱線しにくくなります。初心者でもすぐに使える考え方として、議事日程は「時間と役割の約束」だと覚えておきましょう。
議事日程があると得られる利点
議事日程があると、次のような利点があります。1つ目は時間の管理です。会議の開始から終了までの時間を守ることで、他の予定に影響を与えません。2つ目は公平な発言機会です。議題ごとに話す人を決めると、誰かが長く独占するのを防げます。3つ目は決定の記録です。議題ごとに結論と責任者を記録しておくと、後で議事録を作るときに役立ちます。
基本構成の例
一般的には次のような要素を順番に並べます。 開会、出席者の確認、議題名、所要時間、担当者、結論や決定事項、次回の予定。この順番は必須ではありませんが、初めての会議ならこの流れを基本として作成すると失敗が少なくなります。
議事日程を作るときのコツ
・事前共有は特に重要です。参加者が事前に準備できるよう、資料のリンクや概要を添えると効果的です。
実例テンプレートの紹介
以下は小規模な会議向けの簡易テンプレートです。実務ではオンラインツールの議事日程機能を併用するとさらに便利です。
| 項目 | 時間 | 担当者 | 内容の要点 |
|---|---|---|---|
| 開会と出席者確認 | 5分 | 司会 | 挨拶と出席者の確認 |
| 議題Aの報告 | 10分 | 担当者A | 現状と課題の共有 |
| 議題Bの議論 | 15分 | 担当者B | 意見整理と結論の決定 |
| 決定事項の確認 | 5分 | 全員 | 責任者と期限を確認 |
| 次回日程と閉会 | 5分 | 司会 | 次回の日程案と閉会 |
最後に、良い議事日程のコツをいくつか挙げておきます。資料は会議前日に共有する、時間を厳守する、議題の優先順位を決める、そして議事録を会議後すぐに作成し、関係者に配布することです。これらを実践すると、会議の効率がぐんと上がります。
このように議事日程は、会議を成功させるための基本ツールです。初心者でもコツさえ覚えれば、短時間で効果的な日程を作成でき、周囲にも信頼される運営ができるようになります。
議事日程の同意語
- 議事日程
- 会議で扱う議題の一覧とその順序を示す正式なリスト。会議の流れを決定づける基本情報です。
- 議事次第
- 会議の進行順序と議題の並びを示す文書。実際の進行時間配分や発言順序の目安にもなります。
- アジェンダ
- 会議で討議する議題の一覧と順序を指す、英語由来の表現。日程というより内容の並べ方を示します。
- 会議アジェンダ
- 会議の議題とその順序を示す表現。議事日程とほぼ同義ですが、語感はやや親しみやすいことがあります。
- 会議日程
- 会議の開催日・時間・場所など、スケジュールとしての予定情報をまとめたもの。
- 会議スケジュール
- 会議全体の時間割・タイムテーブルを示す表現。開始・終了時刻の目安を含みます。
- 議題一覧
- 会議で討議する話題の一覧。議題を列挙したものとして使われます。
- 議事進行表
- 会議を円滑に進めるための、議題と時間配分・進行役を含む表。実務的な管理に使われます。
- 議題リスト
- 討議される各議題のリスト。順序を伴うことが多いです。
- 進行表
- 会議の進行順序と所要時間を示す表。どの議題がいつ始まるかを把握できます。
- 論点一覧
- 会議で論じるべき論点の一覧。議題を細分化して整理する際に用います。
- 議題案内
- 会議で取り上げるべき議題の案内情報。事前資料や案内文に使われます。
議事日程の対義語・反対語
- 議事録
- 会議の経過・決定事項を記録した文書。議事日程が“これからの進行”を示すのに対し、議事録は実際に起きた内容を記録する点で対比的です。
- 無計画
- 事前の計画・日程が整っていない状態。会議の進行が突発的・場当たり的になりやすいという意味の対義語です。
- アジェンダなし
- 会議の議題・進行の枠組みが事前に整理されていない状態。議事日程の“整理済みの予定”とは反対の意味です。
- 未定の議題
- 議題がまだ決定されていない状態。決まっていない議題は日程を確定しづらくします。
- 日程なし
- 会議の開催日・時間が設定されていない状態。予定としての日付・時刻が欠如しています。
- 日程未定
- 日程そのものがまだ決まっていない状態。公式な議題・進行計画が未完成であることを示します。
- 会議未定
- 会議の開催自体がまだ決定されていない状態。日程を組む前段階のニュアンスです。
- 非公式な会議
- 公式な議事日程に基づかない会議。正式な手続き・整理が欠けている状態を指します。
- 非計画的進行
- 計画や日程に縛られず、場の思いつきで進行する状態。議事日程の整備が欠如しています。
- 乱雑な運営
- 運営が整理されておらず、議事日程が適切に共有・遵守されていない状態。
議事日程の共起語
- アジェンダ
- 会議で取り上げる話題の順序や全体像を指す用語。
- 議題
- 会議で討議すべきテーマや問題点。
- 会議
- 正式な話し合いの場で、決定を行う場。
- 日程表
- 会議の開始時刻・各議題の割り当て時間・休憩の順序を整理した表。
- スケジュール
- その日の予定や会議全体の流れを示す計画表。
- 時間配分
- 各議題に割り当てる時間の配分を決めること。
- 進行
- 会議をスムーズに進めるための進め方・流れ。
- 司会
- 会議を主に取り仕切る役割の人。
- 出席者
- 会議に出席する人。
- 参加者
- 会議に関与する人。
- 欠席
- 出席できないこと。
- 出席簿
- 出席者を記録する名簿や用紙。
- 議事録
- 会議での発言・決定を記録した公式な文書。
- 資料
- 会議で用いられる資料・配布物。
- 事前資料
- 会議前に目を通すべき資料。
- 資料配布
- 会議前に資料を配布すること。
- 資料共有
- 会議資料を参加者全員で共有すること。
- 決定事項
- 会議で正式に決定された事柄。
- 決議事項
- 正式な決議を伴う事項。
- 承認
- 議事日程や議題、重要事項を参加者が承認すること。
- 議事運営
- 会議を適切に運営するための運用・方針。
- 招集
- 会議を開催することを告知する手続き。
- 通知
- 会議開催を知らせる正式な連絡。
- 会議室
- 会場として使われる部屋。
- 開会
- 会議を開始すること。
- 閉会
- 会議を終えること。
- 議事進行表
- 会議の進行順序とタイムラインを示す表。
- 進行表
- 会議の流れを整理した簡易表。
- 議題設定
- 新しい議題を決定・追加する作業。
- 議事録作成
- 会議後に議事録を作成する作業。
- 会議の目的
- 会議で達成したい目的や目標。
- タイムキーパー
- 時間を管理する担当者。
- タイムテーブル
- 会議全体の時間割表。
- 事務連絡
- 会議関係の事務的な連絡事項。
- 参加者リスト
- 出席者の一覧表。
- 招集通知
- 会議開催の通知文。
議事日程の関連用語
- 議事日程
- 会議の進行順序を示す正式な計画。各議題とその順番、予定時間、関連資料の配布時期を含むことが多い。
- 議事次第
- 会議の進行方法を具体的に示す文書。議題の順序・説明・討議・採決の流れを記載する。
- アジェンダ
- 会議で話し合う議題のリスト。英語の agenda の和訳として使われるカタカナ語。
- 議題
- 会議で討議する対象となる項目。新しい提案や報告・質疑などを含むことがある。
- 議案
- 会議で審議・採決される提案・案。予算案・規程案などがこれに当たる。
- 臨時議題
- 通常の議題に加えて当日・前日に追加された議題。
- 付議事項
- 追加で討議が必要とされる議題。通常の議題とは別枠で扱われる。
- 決議事項
- 会議で正式に決定・採択される事項。
- 採決
- 議題に対して賛否を投票して結論を出す手続き。
- 報告事項
- 会の状況・進捗・結果などを報告するための議題。
- 質疑応答
- 報告・提案に関して参加者が質問し、回答を得る時間。
- 議事録
- 会議の内容・決定・議論の要点を記録した公式文書。
- 司会
- 会議を進行させる役割の人。議事の流れを管理する。
- 議長
- 会議の議事を主宰し、決定的な発言権を持つことが多い役職。
- 進行役
- 会議の運びを実際に進める担当者。司会とほぼ同義で使われる。
- 時間配分
- 各議題に割り当てる時間の配分。会議全体の枠組みを作る要素。
- 資料配布
- 議題に関する資料を事前または当日参加者へ配布すること。
- 出席者
- 会議に出席する人。
- 欠席
- 会議を欠席する人。欠席の連絡や扱いも含む。
- 事務局
- 会議運営を事務的に支える組織・担当者。
- 議事運営規程
- 会議を運営する際のルールや手順を定めた公式文書。
- 公開/非公開
- 会議の公開性・閲覧範囲の設定。
議事日程のおすすめ参考サイト
- Vol.22「議事日程とは？」 - 長崎市議会
- Vol.22「議事日程とは？」 - 長崎市議会
- 議事(ギジ)とは？ 意味や使い方 - コトバンク
- 議事日程(ギジニッテイ)とは？ 意味や使い方 - コトバンク
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