仕入先元帳・とは？初心者にも分かる基本と使い方共起語・同意語・対義語も併せて解説！

この記事を書いた人

高岡智則

年齢：33歳性別：男性職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当）居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション出身地：神奈川県川崎市身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる）血液型：A型誕生日：1992年11月20日最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分）家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）

仕入先元帳とは？

仕入先元帳とは、取引先ごとに「仕入れた品物の請求額や支払状況」を記録する補助元帳です。総勘定元帳（GL）に対して、個々の仕入先の動きを追えるように作られます。例えばA社、B社の請求書の金額、入金、未払い残高を日付順に並べ、現在いくら支払うべきかを一目で分かるようにします。仕入先元帳を使うと、会社全体の支払いの状況を把握しやすくなり、現金の管理やキャッシュフローの計画にも役立ちます。

仕入先元帳と買掛金の関係

仕入先元帳は買掛金の「個別管理」をします。総勘定元帳には「買掛金の総額」が出ますが、どの仕入先にいくら支払うべきかは分かりづらいことがあります。そこで、仕入先元帳に各仕入先の取引を詳しく記録することで、未払いの総額と個別の内訳を結びつけられるのです。

この元帳の使い方

基本的な使い方は以下のとおりです。

1) 仕入先のマスタを作成する（コード、名称、連絡先など）

2) 請求書を受け取ったら元帳に「請求額」を記録し、同時に「支払額」を更新する

3) 現金を支払ったときには元帳の「支払額」を減らして現在の残高を更新する

4) 月末には未払い残高と未払い金の内訳を照合し、仕入先からの入金伝票と照合する

実例で見る仕入先元帳

次の例は、実務でよくある形式の一部です。実際の会計ソフトではこのような情報を表形式で表示します。

仕入先	期首残高	請求額	支払額	現在残高	入金状況
ABC商事	0	150000	50000	100000	未払30日
DEF商事	20000	30000	10000	40000	未払60日

このような表を日付順に更新していくと、どの取引先にいつ発生し、いくら残っているかがすぐに分かります。年齢分析（aging）を活用すると、何日以上の未払いがあるかを把握でき、支払い時期の調整に役立ちます。

実務でのポイントと注意点

・仕入先元帳は必ず「仕入先コード」と「仕入先名」を対応づけて管理することが基本です。同じ仕入先でもコード違いで重複登録しないように、データの整合性を保つ習慣をつけましょう。

・請求書と支払伝票を必ず結びつける運用にすると、月末の照合がスムーズになります。入金タイミングと請求日のズレがある場合は、差異をその都度記録しておきましょう。

・小規模な事業では、仕入先元帳を紙で管理していても問題ありませんが、数が増えると管理が難しくなります。可能ならば、安価な会計ソフトの仕入先元帳機能を活用してデータを一元化するのがおすすめです。

まとめ

仕入先元帳は、会社が「どの取引先にいくらの支払い義務があるのか」を、個別に細かく管理するための補助元帳です。正確な元帳の記録は、現金の管理とキャッシュフローの安定化に直結します。初めてでも、仕入先コードと仕入先名をそろえ、請求書・支払伝票を結びつける習慣をつければ、自然と正確な残高管理が身についていきます。