デジタルワークフロー・とは？初心者にも分かる基礎と実践ガイド共起語・同意語・対義語も併せて解説！

この記事を書いた人

高岡智則

年齢：33歳性別：男性職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当）居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション出身地：神奈川県川崎市身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる）血液型：A型誕生日：1992年11月20日最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分）家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）

デジタルワークフローとは、仕事の流れをデジタルの道具で整理し、手作業を最小限にする考え方です。ここでは「何を、誰が、いつ、どうやって」進めるのかをデータとして表現します。つまり、紙のメモや口頭の約束を、クラウド上のファイルや自動化ツールに置き換えることです。

デジタルワークフローとは何か

デジタルワークフローは、業務をデータとルールで動かすしくみです。データを正しく入力・共有すること、タスクの順番と責任者をはっきり決めること、そして状況を可視化して改善することの3つを軸に回ります。

例えば、プロジェクトの新しい依頼を受けたとき、受領→担当者割り当て→進捗の更新→完成品の承認の順に、情報を自動的に回す仕組みを作ることができます。

手作業とデジタルの違い

手作業では、情報の受け渡しが紙や口頭の伝達に頼り、抜け漏れが起きやすいです。デジタルワークフローでは、記録が残り、誰が何をしているかが分かるので、遅れやミスを早く見つけやすくなります。

導入のメリットとデメリット

メリットの例を挙げると、作業の標準化、リードタイムの短縮、チーム間の協力の向上、データの一元管理などが挙げられます。一方で、初期設定の手間や、ツール選びの難しさ、セキュリティの配慮が必要になる点を忘れてはいけません。

導入の基本ステップ

現状の把握: 紙の資料・メール・チャットなど、現在の作業の流れを洗い出します。
流れの設計: 誰がどの情報をどの順番で扱うかを決め、理想の流れを描きます。
適切なデジタルツールの選択: 文書管理、タスク管理、自動化の3分野から候補を比較します。
実装とテスト: 小さな業務で試し、問題点を修正します。
評価と改善: 指標を見て、必要に応じて手順を見直します。

デジタルワークフローを実現する要素

実務で大切な要素は、標準化された手順、適切な権限設定、安全なデータ共有、そして定期的な見直しの4つです。これらをそろえると、個人のスキルに左右されずに作業を回せるようになります。

具体的な実践例

小さな会社の経理部門では、請求書の受領・承認・支払いまでを一つのデジタルワークフローとして整備することが多いです。受領した請求書をデータ化するためのOCR機能、承認ルートを自動的に回すワークフロー、支払いのタイミングを管理する表などを組み合わせます。別の部門では、案件ごとの進捗を共有フォルダとタスク管理ツールで可視化します。これにより、上司は会議前に全体の状況を把握でき、部下は自分の進捗を報告するだけで済みます。

デジタルワークフローの作成手順の要点を表で見る

<th>目的

ステップ	実例
計画	全体像を決める	紙の紙からデジタルへ移行する設計図を作る
実行	ツールの設定とデータの入力を始める	請求書受領の自動化ルールを作成
監視	進捗を追跡し問題を発見する	ダッシュボードで遅延を表示
改善	指標をもとに手順を見直す	通知ルールを調整してミスを減らす

はじめの一歩

デジタルワークフローは一度に全部を変える必要はありません。小さな範囲から始めるのがコツです。例えば、受領したメールの振り分けを自動化してみる、共有フォルダの整理をする、あるいは一つの部門で市販のツールを試してみるなどです。失敗しても学べる点は多く、改善を重ねるほど作業は楽になります。

デジタルワークフローを学ぶためのコツ

学ぶ際には、身近な例から考えると理解が進みます。自分の学校の課題提出の流れをデジタル化してみる、部活動の連絡をデジタルで一元管理する、など身近な題材を使いましょう。小さな成功体験を積み重ねることが、長く続く取り組みのコツです。

デジタルワークフローの同意語

デジタルワークフロー: デジタル技術を使って、タスクの流れや手順を設計・実行・監視する仕組み。自動化や統合、可視化を含む総称です。
デジタル業務フロー: 業務の流れをデジタル化したもので、作業手順を電子的に管理・実行する流れです。
電子ワークフロー: 電子的なツールやソフトウェアで実現するワークフロー。紙ベースを排しデータ連携を前提にします。
ワークフローのデジタル化: 紙の手順やアナログな流れをデジタル形式へ置換・整理することです。
ワークフロー自動化: ワークフローの各段階を自動で進行させ、手作業を省く仕組みです。
自動化ワークフロー: 自動化機能を備えたワークフロー。決定・承認などを自動化して効率化します。
業務自動化プロセス: 業務の実行を自動化するための一連のプロセスの総称です。
デジタルプロセス管理: デジタル化した作業プロセスの設計・運用・改善を一元的に管理することです。
デジタル業務プロセス: デジタル技術で実行される業務の流れを指します。
クラウドワークフロー: クラウド上のツールで作成・実行・共有されるワークフローです。
オンラインワークフロー: オンライン環境で動作・共有されるワークフローです。
ビジネスプロセス自動化: 企業のビジネスプロセスを自動化して、作業の効率と品質を向上させる取り組みです。
デジタル化された作業手順: 作業の手順をデジタル形式で表現・管理したものです。
電子化された作業手順: 作業手順を電子的な形で整備・保存・共有することです。
ワークフローオートメーション: ワークフロー全体を自動化して、スピードと正確さを高める技術・実装です。
デジタルワークフロー管理: デジタルワークフローの設計・運用・監視を行い、改善する業務です。
自動化された業務フロー: 業務フロー全体または一部が自動化され、手動介入が減っている状態です。
業務プロセス自動化: 業務プロセスを自動化して、作業の正確さ・スピード・コストを改善する取り組みです。
デジタル化された業務フロー: 業務の流れをデジタル化して、設計・実行・追跡が可能な状態です。

デジタルワークフローの対義語・反対語

アナログワークフロー: デジタルツールを使わず、紙・鉛筆・手作業中心の進行形。情報共有は口頭または紙ベースで行われ、データの検索や集計・追跡が困難になることがあります。
紙ベースのワークフロー: 書類が紙で流れ、データは紙に記録されます。デジタル化されていないため、保管・検索・共有が非効率になりがちです。
手作業のワークフロー: 自動化やソフトの活用をしないで、人の手作業で処理・判断・転記を行う流れです。ミスや遅延が起きやすい一方で初期投資を抑えられます。
非デジタルワークフロー: デジタル機器やオンラインツールをほとんど使わないワークフロー。紙・電話・対面中心となります。
オフラインワークフロー: インターネットやクラウド接続を前提とせず、ローカル環境だけで完結する流れです。オンライン共有・同期は難しいです。
伝票ベースのワークフロー: 伝票や用紙を中心に手続きが進む流れ。承認・転記・集計が紙の伝票を介して行われることが多く、デジタル化が進むと減ります。
紙と鉛筆のワークフロー: 紙の用紙に記入して情報を伝え、承認・共有・保管まで紙ベースで完結します。デジタルツールは補助的な役割に留まります。
伝統的ワークフロー: デジタル化が進む前の伝統的な手順・方法に基づく流れ。新しいデジタルツールの導入には慎重な場合があります。

デジタルワークフローの共起語

デジタル化: 紙ベースや手作業をデジタル情報へ置き換えること。デジタルワークフローの前提となる基盤。
ワークフロー: 作業が順序立って流れる一連の手順。誰が何をいつするかを定義する設計図。
承認フロー: 上長や責任者の承認を経る段階的な流れ。承認ルールや権限設定を含む。
業務プロセス: 日常業務の全体的な流れを指す。タスクと役割の連携を含む概念。
プロセス自動化: 人が行う繰り返し作業を自動化して効率化する取り組み。
RPA: Robotic Process Automation。ソフトウェアのロボットが定型作業を自動で実行する技術。
BPM: Business Process Management。業務プロセスを設計・実行・改善する管理手法。
データ連携: 異なるシステム間でデータをやり取り・統合する仕組み。
API連携: APIを介してシステム同士が機能やデータを連携する方法。
クラウド連携: クラウドサービス間でデータや機能を統合すること。
SaaS: Software as a Service。クラウド上のアプリをサービスとして利用する形態。
タスク管理: 個々の作業を割り当て、進捗を追跡する機能。
タスク自動化: 繰り返しのタスクを自動で実行すること。
ドキュメント管理: 文書やファイルを整理・保管・共有する管理。
電子署名: 文書の署名を電子的に行い、真正性を担保する仕組み。
ペーパーレス: 紙を使わずデジタル情報で業務を行う状態。
データ分析: 収集したデータを解析して洞察を得る作業。
ダッシュボード: KPIなどを視覚的に表示し、状況を一目で把握する画面。
監査証跡: 誰がいつ何を変更したかを記録する履歴機能。
セキュリティ: データとシステムを不正アクセスや脅威から守る対策。
ガバナンス: 方針・ルール・監視を組織全体で統括する仕組み。
コンプライアンス: 法令・規則・社内規定に準拠させる取り組み。
ルールエンジン: ビジネスルールを外部化して判断を自動化する機能。
ワークフローエンジン: ワークフローの実行・ルーティングを自動化するソフトウェア。
権限管理: ユーザーごとに利用権限を設定・管理する仕組み。
RBAC: Role-Based Access Control。役割ベースで権限を管理する手法。
電子化: 紙の情報を電子情報へ変換すること。
ERP連携: ERPと他システムを連携させ、データを統合する。
CRM連携: CRMと他システムを連携させ、顧客情報を統合する。
データ品質: データの正確さ・信頼性・一貫性を保つ管理。
データガバナンス: データの所有・利用・保護の方針と監視を行う枠組み。
変更管理: システムやワークフローの変更を計画・承認・追跡するプロセス。
インテグレーション: 異なるソフトウェアを統合して機能を連携させること。
オーケストレーション: 複数の自動化プロセスを統括して全体の流れを最適化すること。
イベント駆動: イベントを契機に処理を開始する設計思想。
UX/UI: 使いやすさと見た目・操作性の設計全体。
モバイル対応: スマホ・タブレットで快適に使えるように最適化すること。
オンプレミス: 自社の設備で運用するIT環境の形態。
ハイブリッド環境: クラウドとオンプレを組み合わせた運用形態。

デジタルワークフローの関連用語

デジタルワークフロー: デジタルツールを使って、業務の流れを設計・自動化・監視する仕組み。紙の手順をデジタル化して、作業を追跡・効率化します。
業務プロセス管理（BPM）: ビジネスの業務手順を設計・実行・監視・改善する総合的な管理手法。デジタルワークフローの基盤となる枠組みです。
ワークフロー: 決まった順序で作業を進める一連の流れ。誰が何をするか、どの順番で処理するかを定義します。
ワークフロー自動化: 繰り返しの作業や決定を自動で処理すること。エラーを減らし、処理を速くします。
ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）: 人が行う作業をソフトウェアが模倣して自動化する技術。デジタルワークフローの実装手段として人気です。
BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング・ノーテーション）: 業務プロセスを図形と記号で表現する標準的な表記法。設計・共有を容易にします。
API連携: アプリケーション同士が機能を呼び出したりデータを交換したりする仕組み。ワークフローの跨ぎ連携を実現します。
iPaaS（Integration Platform as a Service）: クラウド上でアプリを統合するサービス。デジタルワークフローの連携基盤として使われます。
データ統合: 異なるデータ源を結合し、一貫性を保つ作業。分析やレポートに有効です。
オーケストレーション: 複数のタスク・サービスを順序立てて調整し、全体として一つの流れを作ること。
イベントドリブンアーキテクチャ: イベントの発生をきっかけに処理を進める設計。リアルタイム性を高めます。
ノーコード/ローコード自動化: 専門知識が少なくても、ビジュアルツールで自動化を作れる手法。
低コード開発プラットフォーム: 最低限のコーディングでアプリ・ワークフローを作成できるツール群。
ERP連携: ERPとワークフローを繋いで、財務・購買・在庫など基幹機能とデータを共有すること。
CRM連携: 顧客情報を扱うCRMとワークフローを結び、顧客データを活用した処理を自動化。
SaaS連携: クラウドサービス同士をワークフロー経由でつなぎ、データや機能を連携します。
監視・レポート（モニタリング）: 実行状況を可視化・記録し、パフォーマンス指標を追跡する機能。
承認ワークフロー: 申請やドキュメントの承認をデジタルで順次回す流れ。
署名ワークフロー: デジタル署名を組み込んだ承認プロセス。正式性を担保します。
ルールエンジン: 業務ルールを外部化して、条件判断を自動化するソフトウェア。
データガバナンス: データの品質・利用ルール・責任を管理する枠組み。
セキュリティと権限管理（RBACなど）: 誰が何をできるかを決めるアクセス権限の仕組み。
SLA管理: サービス提供の水準を定義し、遵守を監視する管理。
変更管理（バージョン管理）: ワークフローの変更履歴を追跡・承認して安定運用を保つ仕組み。
データフロー/データパイプライン: データがソースから目的地へ動き、加工・変換される連続した流れ。
ETL（Extract, Transform, Load）: データを抽出・変換・ロードして分析基盤を作るプロセス。
バックエンド連携: ERP/CRM/会計などの基幹システムとワークフローをつなぐこと。
ダッシュボード/レポート: 実行状況を一目で見られる画面。KPIやSLAの指標を表示します。
ワークフローテンプレート: 標準化された設計の雛形。よく使う流れを迅速に作成できます。