高岡智則
年齢：33歳 性別：男性 職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当） 居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション 出身地：神奈川県川崎市 身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる） 血液型：A型 誕生日：1992年11月20日 最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒 通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分） 家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹 恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）
はじめに
議事運営は、会議を効率的に進めて参加者全員の意見を活かすための「進行の設計」です。目的を明確にし、時間を守り、適切なルールを設定することで、無駄な話し合いを減らし、結論を取り出す力を高めます。
議事運営とは何か
議事運営とは、会議そのものを作る作業です。議題を決め、誰が発言するのか、どの順番で話すのか、発言時間はどれくらいかなどを決めて、会議を円滑に回す役割を指します。
重要なのは時間管理と発言のルールを守ること、そして結論を明確にすることです。
なぜ議事運営が大切か
会議には目的があります。新しいアイデアを出す場なのか、課題を解決する場なのか、決定を下す場なのかで進行の仕方が変わります。適切な議事運営がないと、話が横道にそれたり、結論が出なかったりします。
基本となるルール
以下の3つを守ると、会議の摩擦を減らせます。
1) 発言は順番を守る 2) 議題と結論を最初に共有する 3) 時間を守る
進行の流れ
一般的な進行の流れは、開会、議題の提示、発言、意見の整理、結論の決定、閉会です。以下の表は時間配分とポイントを示します。
| 段階 | ポイント |
|---|---|
| 開会 | 目的を共有し、議題と時間を確認する |
| 議題の確認 | 議題ごとにゴールを設定し、必要な資料を確認する |
| 発言 | 発言者を指名、発言時間を守る、根拠を求める |
| 意見収集 | 賛成・反対・留保の理由を記録し、全員の意見を聞く |
| 結論の決定 | 結論を明確化し、次のアクションを決める |
| 閉会 | 要点をまとめ、次回の案内を伝える |
事前準備と当日進行のコツ
会議の成功は事前準備に大きく左右されます。議題の整理、資料の共有、タイムキーパーの設定、司会者の練習をしておくと良いでしょう。事前にルールブックのようなものを全員に配布するだけで、現場の混乱を減らせます。
よくあるトラブルと対処
発言が長引く、話が脱線する、結論が変わる、資料が不十分などのトラブルがあります。対処法は、発言時間を徹底する、議題ごとにゴールを再確認する、会議の記録をすぐ共有するの3つです。
実践例
実務での例を一つ挙げます。部署会議で新しいソフトウェアの導入を議題にした場合、事前に資料を配布し、開会時に目的を宣言します。発言は順番に行い、意見を集約して最終的に結論を得て、担当者を決めて次回の報告を予定します。この一連の流れを守るだけで、会議が長引くことは減ります。
よく使われる役割
議事運営では司会、書記、 timekeeper（時間管理）などの役割がよく使われます。司会は進行を担当し、書記は要点と決定事項を記録します。時間管理担当は各議題の時間を守ります。これらを決めておくと、会議がスムーズに進みます。
まとめの補足
議事運営は「会議を設計する技術」です。練習と場数を増やすほど、誰でも上手く進められるようになります。ひとつひとつの会議でコツを覚え、次の会議に活かしましょう。
議事運営の同意語
- 議事運営
- 議事運営そのもの。会議を円滑に進行させ、目的達成へ導くための全体的な運営・管理のこと。
- 会議運営
- 会議を企画・運用する全体的な運用。議題設定・時間配分・ルールづくり・記録管理などを含みます。
- 会議進行
- 会議を実際に進める行為。議題ごとの順序づけ・発言の取りまとめ・時間管理などを指します。
- 議事進行
- 議題の取りまとめと討議の進行を担う、会議の進行作業を指します。
- 司会進行
- 司会者が会議をリードし、発言の整理・時間配分・討議のまとめを行う進行役のこと。
- 司会
- 会議の司会者。場の秩序を保ちつつ議事を運び、参加者の発言を促します。
- ファシリテーション
- 議論を活性化し、合意形成へ導くための場づくり・進行の技術。
- 会議ファシリテーション
- 会議でのファシリテーションの実践。発言バランスを整え、目的達成を促進します。
- 進行管理
- 会議の進行を計画・監視する作業。時間管理・議題順の制御・発言の整理などを含みます。
- ミーティング運営
- ミーティングの企画・設営・運用全般を指す表現。組織的な進行を意味します。
- ミーティング進行
- ミーティングを円滑に進めるための具体的な進行作業。時間配分と議題の整理を含みます。
議事運営の対義語・反対語
- 無秩序な議事運営
- 会議の進行が整っておらず、議題の整理・時間管理・合意形成が乱雑になっている状態。
- 議事運営の放棄
- 議事の進行を意図的に放棄し、決定や発言の管理を行わない状態。
- 議事進行の乱雑
- 議事を乱雑に進め、発言の順番・時間配分・ルールが守られていない状態。
- 議事の混乱
- 議題や結論が二転三転して混乱している状態。
- 会議の中止
- 予定された会議を途中で打ち切り、議事運営を完結させない状態。
- 会議の不開催
- 本来開催されるべき会議を実施しない状態。
- 議事運営の失敗
- 計画・運営・合意形成など議事運営としての機能がうまく働かない状態。
- 目的不明な議事進行
- 議題の目的・ゴールが不明確で、進行が目標を欠く状態。
- 指示不足の進行
- 議事進行役の指示が不十分で、会議がスムーズに進まない状態。
- 会議運営の不在
- 運営責任者や適切な役割分担が不在で、会議が適切に運営されていない状態。
- 議事運営の崩壊
- 信頼できる運営体制が崩れ、決定プロセスが機能しなくなる状態。
- 不適切な議事進行
- ルール遵守や適切な手順が欠如し、結論に結びつかない進行を指す状態。
議事運営の共起語
- 議題設定
- 会議で話すべき話題を決める作業。目的達成に向けた焦点を定めます。
- アジェンダ
- 会議の議題と進行順を示す予定表。事前に共有されることが多いです。
- 議題
- 会議で取り上げる話題やテーマのこと。
- 議事録
- 会議の内容・決定・担当を記録する文書。後日確認やアクションの材料になります。
- 議事次第
- 会議の進行順序を示す進行表。何を誰がいつ話すかを決めます。
- 議案
- 会議で提案する案・提案内容のこと。
- 議案作成
- 会議で検討する提案を準備・作成する作業。
- ファシリテーション
- 会議を円滑に進行させる技術・手法。意見を引き出し合意形成を支援します。
- ファシリテーター
- 会議の進行役。中立的で公正な立場で進行を担当します。
- 進行
- 会議を時系列に沿って運ぶ動き。話題の移動や話す順序を管理します。
- 会議運営
- 会議全体の運営を計画・実行する活動。時間・議題・決定を統括します。
- 時間管理
- 会議の時間配分を決め、守ること。最後までやり切るために重要です。
- 発言管理
- 誰がいつ何を発言するかを管理すること。発言の公平性を高めます。
- 発言ルール
- 発言時間や順序など、発言に関する規則。
- ルール設定
- 会議の基本ルールを事前に決めること。
- 決定事項
- 会議で正式に決まった結論・採択事項。
- アクションアイテム
- 会議後に実行する具体的な行動項目。担当者と期限を明記します。
- アクションプラン
- 具体的な実施計画。何を、誰が、いつまでに行うかを定義します。
- 責任者
- アクションの担当者。誰が実行するかを明確にします。
- 期限
- アクションの締切日。
- 担当者
- アクション項目の実行責任者。
- オンライン会議
- インターネットを使って遠隔で行う会議。ツールの活用が鍵になります。
- オフライン会議
- 対面で行う会議。直接的なやり取りが中心です。
- 会議テンプレート
- 会議の進行・記録のひな形。事前準備を楽にします。
- 議事録テンプレート
- 議事録のひな形。項目を統一して作成を楽にします。
- 会議の目的
- 会議を行う目的・ゴール。目的を共有することが合意形成の土台になります。
議事運営の関連用語
- アジェンダ
- 会議で扱う議題と進行順を事前に整理した計画。目的やゴールを明示することで、参加者全員が共通理解を持てる。
- 議題
- 会議で取り上げる具体的な話題や課題のこと。アジェンダの中の個別項目。
- 目的設定
- 会議の最終ゴールを明確に定め、何を決めるべきかを共有すること。
- ファシリテーション
- 議論を円滑に進行させ、全員の意見を引き出しやすくする進行技法や支援。
- 司会/進行役
- 会議を時間内に回し、話題の切り替えや発言の公平性を保つ役割。
- 発言ルール
- 発言の順序や時間、回数、礼儀などを事前に決める取り決め。
- 発言促進
- 沈黙を減らし、未発言の人の意見を引き出す工夫。
- 時間管理
- 全体と各議題の時間配分を監視・調整する技術。
- 議事録
- 会議の内容、決定事項、課題、担当を記録した公式な文書。
- 議事録テンプレート
- 決定事項・アクション・担当・期限などを統一した記録フォーマット。
- 決定事項
- 会議で最終的に決定された結論・方向性。
- アクションアイテム
- 決定事項に基づく具体的な行動項目と担当者・期限。
- 事前準備
- 資料作成、目的設定、参加者の役割共有など、会議前の準備作業。
- 会議資料
- 議題に関するデータ・資料・プレゼンテーション資料。
- 会議ルール
- 出席・遅刻・資料共有・機密保持など、会議運営の基本ルール。
- 会議形式
- 対面・オンライン・ハイブリッドなど、会議の形式の違い。
- オンライン会議運営
- オンライン特有の音声・映像・画面共有・チャットの運用ポイント。
- 合意形成
- 複数の意見を調整して全体での合意を目指すプロセス。
- 意思決定手法
- 多数決、コンセンサス、投票など、意思を決定する方法。
- ブレインストーミング
- 自由な発想でアイデアを大量に生み出す創造的手法。
- アイデアの評価・絞り込み
- 出たアイデアを実現性・影響度などで評価して候補を絞る作業。
- リスク管理・課題管理
- 議題で挙がるリスクや課題を記録・対策を整理する。
- 事後フォローアップ
- 会議後のアクション進捗の確認・報告・改善点を共有する活動。
- 議事録の共有・承認
- 関係者へ議事録を配布し、内容を正式に確認・承認を得るプロセス。
- 役割分担・責任の明確化
- 誰が何を担当し、責任を誰が負うかを事前に決めること。
- 参加者管理・招集
- 出席者の決定・招集・出欠管理・連絡を行う手順。
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