この記事を書いた人
高岡智則
年齢：33歳 性別：男性 職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当） 居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション 出身地：神奈川県川崎市 身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる） 血液型：A型 誕生日：1992年11月20日 最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒 通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分） 家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹 恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）
事務代行・とは？
このページでは「事務代行」とは何かを、初心者にも分かる言葉で丁寧に解説します。事務代行は企業が日常の事務作業を外部の専門家に任せるしくみです。
事務代行の基本
「事務代行」とは自社の事務作業を他の人に任せるサービスのことです。これには経理の入力、請求書の処理、伝票の整理、データの管理、電話対応、来客対応などが含まれます。ポイントは「自社の本業に集中できる時間を増やす」ことと「ミスを減らす工夫を取り入れること」です。
どうして必要になるのか
人手不足や繁忙期に追われることを避けたい会社は、事務代行を活用します。外部のプロは決まった手順とチェックリストを使い、スピードと正確さを両立させることが得意です。これにより社員は難しい業務や創意工夫の仕事に時間を割くことができます。
実際の業務例
| 業務例 | 説明 |
|---|---|
| 経理の入力 | 売上や経費のデータをシステムに入力する作業 |
| 請求書の発行 | 取引先へ請求書を作成して送付する作業 |
| データ整理 | 各種ファイルを整理して検索しやすくする作業 |
| 電話対応 | 取引先からの問い合わせに対応する作業 |
導入の流れ
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1 | 要件の整理と見積もり依頼 |
| 2 | 業務範囲とKPIの設定 |
| 3 | 契約とセキュリティの確認 |
| 4 | 実務の引き渡しと運用開始 |
| 5 | 定期レビューと改善 |
メリットとデメリット
メリットとしては時間の自由度が増える、コストが抑えられる、正確性が向上する、ノウハウが蓄積される、組織の拡張時にも対応しやすい点などが挙げられます。
デメリットとしては自社の業務が外部に依存する点、機密情報の取り扱いリスク、初期設定の手間、外部業者との相性次第で成果が左右される点などがあります。これらを事前に確認し、適切な契約と運用ルールを決めることが重要です。
事務代行を選ぶときのポイント
まとめ
事務代行は企業の事務作業を外部の専門家に任せる仕組みです。うまく活用すれば人手不足を補い、本業に集中する時間を増やせます。導入前には業務の範囲、信頼性、費用の透明性をしっかり確認し、段階的に運用を始めるとよいでしょう。
事務代行の同意語
- 事務処理代行
- 事務処理全般を外部へ委託して代行してもらうサービスのこと。データ入力・伝票処理・文書作成など、日常的な事務作業を任せるイメージです。
- 事務作業代行
- 事務作業を外部に委託して代行してもらうサービス。入力・整理・ファイリングなど、定型的な事務を幅広くカバーします。
- 庶務代行
- 庶務＝雑務を代行するサービスのこと。備品管理や郵便対応、来客対応など、細かな日常業務を任せられます。
- 総務代行
- 総務関連の業務を外部に委託するサービス。規程管理・福利厚生サポート・人事補助などを含む場合があります。
- バックオフィス代行
- 企業のバックオフィス業務を代行するサービス。経理・人事・労務などの事務処理を外部に任せます。
- バックオフィス業務代行
- バックオフィスの業務全般を代行するサービス。書類処理・データ管理・給与計算補助などを含みます。
- 秘書代行
- 秘書的な業務を代行するサービス。スケジュール管理・来客対応・資料準備などを外部が担当します。
- 秘書代行サービス
- 秘書業務を外部に委託するサービス。日程調整や会議準備などの秘書機能を提供します。
- オフィスワーク代行
- オフィスワーク全般を代行するサービス。データ入力・電話対応・資料作成などを任せられます。
- オフィス業務代行
- オフィスで発生する業務を外部に任せるサービス。日常の事務作業を幅広くカバーします。
- 書類作成代行
- 報告書・申請書・各種様式の作成を代行するサービス。文書の整形・体裁づくりを外部が担います。
- 経理代行
- 経理業務を外部に委託するサービス。伝票処理・請求・月次決算補助などの経理作業を任せられます。
- 人事事務代行
- 人事関連の事務作業を代行するサービス。雇用契約関連・給与計算の補助・人事データの管理などを含みます。
- 一般事務代行
- 一般的な事務作業を代行するサービス。データ入力・ファイリング・電話応対などを含みます。
事務代行の対義語・反対語
- 内製化
- 事務処理を社内で賄い、外部へ委託しない体制・考え方。自社のリソースを使って処理を完結させること。
- インソーシング
- 外部に依頼せず、社内で業務を実施すること。アウトソーシングの対義語として用いられるビジネス用語。
- 自社内対応
- 事務処理を自社内で対応・完結させること。外部の代行サービスを使わない運用。
- 自社内処理
- 社内のリソースで事務作業を完結させること。外部委託を避けるイメージ。
- 内部処理
- 組織の内部で事務処理を完結させること。外部委託の対義語として使われます。
- 自社完結
- 事務の一連の作業をすべて社内で完結させる運用形態。
- 自前対応
- 自社の資源・人員で事務処理を対応すること。外部委託を避ける意味合い。
- 自前実務
- 自社で実務を行う体制や運用。社外委託を使わない実務運用。
- 社内実務
- 社内で実務を行うこと。外部委託の反対語として使われます。
- 直接対応
- 外部の代行を用いず、直接自社で対応する運用。
事務代行の共起語
- 経理代行
- 会計・経理業務を外部の専門業者に委託して処理してもらうサービス。
- 請求書処理
- 請求書の作成・送付・仕訳・入金確認など、請求関連の一連処理を代行する業務。
- 請求業務
- 請求発行・請求リスト作成・送付・回収管理を代行するサービス。
- 給与計算代行
- 従業員の給与計算・控除額の算出・給与明細の作成を代行するサービス。
- 給与明細
- 給与の内訳を記した明細書の作成・配布・保管を代行する業務。
- 年末調整
- 年末の所得控除の計算と提出書類の作成を代行する業務。
- 経費精算
- 経費の申請・承認・精算の一連処理を代行するサービス。
- 人事労務代行
- 人事・労務に関する手続きや管理業務を外部へ委託するサービス。
- 社会保険手続き代行
- 社会保険の加入・喪失手続き、各種届出の代行。
- 庶務代行
- 日常的な事務作業（ファイリング・書類整理・郵送など）を代行するサービス。
- 総務代行
- 契約管理、備品管理、施設管理など総務部門の業務を外部へ委託するサービス。
- 秘書代行
- スケジュール管理・会議設定・来客対応など秘書的業務を代行するサービス。
- バックオフィス代行
- 事務処理全般など、企業のバックオフィス業務を外部に委託するサービス。
- データ入力
- 紙やPDFの情報をデータ化して入力する作業を代行する業務。
- 入力代行
- 各種データの入力作業を外部へ委託するサービス。
- 電話対応
- 電話の取次ぎや応対を代行する業務。
- 来客対応
- 来客の案内・受付・接客対応を代行する業務。
- 受付
- 来客対応・受付業務を外部に委託するサービス。
- メール対応
- メールの確認・返信・管理を代行する業務。
- デジタル化
- 紙ベースの業務をデジタル化し、業務のデータ化と効率化を促進する取り組み。
- クラウド会計
- 会計処理をクラウドサービスで実施し、データ連携を容易にする手法。
- アウトソーシング
- 業務を外部の専門業者に委託して実施する形態全般。
- 外部委託
- 社内の業務を第三者へ任せること。
- 業務効率化
- 手順の見直しや自動化で作業の効率を高める取り組み。
- コスト削減
- 人件費・作業時間の削減などで総コストを下げる効果。
- 24時間対応
- 24時間体制で問い合わせ対応や処理を行うサービス。
- 内部統制
- 業務プロセスの適正性を保ち、リスクを管理する仕組み。
- セキュリティ
- 機密情報を守るための情報セキュリティ対策と対処。
- 個人情報保護
- 個人情報を適切に取り扱い、法令を遵守する運用。
- 個人情報保護法遵守
- 個人情報保護法に準拠した取り扱い・管理を徹底すること。
- 業務の標準化
- 作業手順を標準化して品質と再現性を高めること。
- 導入事例
- 実際の導入事例と得られた効果を示す情報。
- 導入効果
- 導入後に期待できる効果や実績を説明する情報。
- 中小企業向け
- 中小企業の規模に合わせた柔軟な対応を指す。
- 小規模企業向け
- 従業員数の少ない事業者向けの提案・支援。
- バックオフィス
- 企業のバックオフィス業務全般を指す別表現。
事務代行の関連用語
- 事務代行
- 事務作業を外部の専門業者に委託して代行してもらうサービス。経理・人事・受付・データ入力など幅広い業務を含む。
- アウトソーシング
- 自社の業務を外部の企業に委託する働き方。コスト削減・人員不足の解消・業務のスケールアップを目的とする。
- BPO
- ビジネスプロセスアウトソーシング。バックオフィスの業務全般を外部に任せる形態の総称。
- 代行業務
- 決められた業務を第三者が代わりに実行する業務形態の総称。
- 秘書代行
- 日程管理・資料作成・連絡対応などの秘書業務を外部の人が代行するサービス。
- 経理代行
- 帳簿記帳・決算サポート・請求・支払管理など経理業務を外部に任せる。
- 人事事務代行
- 採用手続き・給与計算・労務管理など人事関連業務を代行。
- 受付代行
- 来客応対・電話応対を専門スタッフが代行するサービス。
- 電話代行
- 電話の取り次ぎ・案内・転送など電話対応を代行。
- 受発注管理
- 受注・発注のデータ入力・進捗管理を代行。
- 請求書作成代行
- 請求書の作成・送付・入金管理を代行。
- 帳簿管理
- 日々の取引を帳簿として整理・保管する作業。
- 給与計算代行
- 給与計算・社会保険手続き・年末調整を外部が実施。
- 税務申告サポート
- 確定申告準備・申告書作成のサポート。専門家が必要なケースあり。
- データ入力代行
- 紙・デジタルデータをシステムへ入力・整理する作業。
- 資料作成代行
- 提案書・報告書・資料の作成を代行。
- スケジュール管理
- 社員の予定管理・会議設定・リマインドを代行。
- 受付対応
- 来客応対・電話応対・受付周辺業務を代行。
- 郵送代行
- 封入・発送・宛名管理を代行。
- 名刺管理
- 名刺データのデジタル化・CRM連携を支援。
- CRM連携
- 顧客データをCRMへ統合・活用を支援。
- OCR/データ化
- 紙の情報をOCRでデジタルデータ化して検索性を高める。
- RPA
- ロボティックプロセスオートメーションにより定型業務を自動化。
- クラウド会計連携
- 会計ソフトと連携してデータを自動同期。
- セキュリティ対策
- データ保護・アクセス制御・暗号化などの対策。
- 個人情報保護
- 個人情報の取り扱いに関する法令遵守と安全管理。
- SLA
- サービスレベルアグリーメント。提供水準・対応時間などを契約で定義。
- KPI/品質管理
- 業務の品質を測る指標(KPI)を設定し、改善を図る。
- 秘密保持/NDA
- 情報の秘密を守る契約。事前同意が必要な情報の開示制限。
- 労働関連法/派遣法
- 労働法・派遣法など法令遵守が求められる。
- 業務委託/準委託/請負の違い
- 法的な契約形態の違い。責任範囲・報酬・指揮命令関係が異なる。
- 移行計画
- 導入時の業務移行・データ移行・業務切替の計画。
- 導入事例
- 実際の導入企業の事例と効果・課題の紹介。
- コスト削減
- 人件費や運用コストの削減効果を説明。
- 導入費用/料金モデル
- 初期費用、月額費用、成果報酬など料金形態。
- バックオフィス業務
- 事務・経理・人事・総務といったオフィスワーク全般。
- テレワーク対応
- リモートでの業務遂行を前提とした対応。
- 監査対応
- 監査資料の作成・対応を代行または支援。
- BCP/事業継続
- 災害時にも業務を継続するための計画・対策。
- 業務設計
- 業務プロセスの設計・最適化。
- 24/7対応
- 24時間365日対応体制の有無。
- データ保護
- データの安全な取り扱い・保護対策。
事務代行のおすすめ参考サイト
- 事務代行サービスとは？依頼するメリットや業務内容、注意点を解説
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