書面決議とは？初心者のための基本と使い方ガイド共起語・同意語・対義語も併せて解説！

この記事を書いた人

高岡智則

年齢：33歳性別：男性職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当）居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション出身地：神奈川県川崎市身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる）血液型：A型誕生日：1992年11月20日最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分）家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）

書面決議とは？

書面決議は「会議を開かずに書面で意思決定をする方法」です。会社や団体では株主や取締役が集まらなくても、必要な決定を速やかに進めたい場面があります。そんなときに活躍するのが書面決議です。ここでは書面決議の基本、使い方、注意点をやさしく解説します。

なぜ書面決議が必要なのか

スマートに意思決定を進めるためには、時間の節約と柔軟性が重要です。時には遠隔地のメンバーや忙しい人が参加できない場合もあります。書面決議なら、署名や同意の取りまとめを文書で行い、全員の賛同を得た時点で決議を成立させることができます。

書面決議の基本的な定義と特徴

定義：会議を開かず、文書を回覧・返信する形で意思決定を行うこと。特徴：出席の制約を受けず、迅速性と記録性が高い点が挙げられます。法的要件や会社の定款によっては、特定の手続きが必要になることがあります。

どんな場面で使われるのか

主に以下の場面で利用されます。

・取締役会の決議を書面で行う場合

・株主総会の開催が難しいときの代替的な意思決定

・緊急の判断を要する事項を迅速に決めるとき

書面決議の手順の流れ

一般的な流れは次の通りです。

1. 決定すべき事項を整理する

2. 関係者に決議案を提示する

3. 署名・同意の取得を文書で集約する

4. 全員の同意が確認でき次第、決議を正式に記録する

5. 決議の内容を適切に保存・公表する

実務のポイントと注意点

書面決議を正しく実施するためには、以下のポイントに気をつけましょう。

・決定事項の正確性：何を決めるのかを明確にしておくこと

・期限の設定：同意を得る期限を必ず設けること

・署名の方法：電子署名や紙の署名、捺印の要否を事前に統一すること

・記録の保管：議事録としての形式で残し、後日参照できるようにしておくこと

・法的要件への適合：会社法や定款の規定、株主の権利を侵害しないようにすること

メリットとデメリット

書面決議には多くのメリットがあります。メリットとして、場所を問わず意思決定が進む、会議の準備・開催費用が削減される、急ぎの事項に対して迅速に対応できる、という点が挙げられます。一方でデメリットとして、ディスカッションの機会が少ないため、反対意見の確認が遅れることがある点、全員の同意を確実に得るための手続きが煩雑になること、誤解や解釈の相違が生じやすい点などが挙げられます。

表で読む書面決議の要点

用途	取締役会代替、重要事項の迅速な決定
主な対象者	取締役、株主、委員会のメンバー
必要な要件	決議事項の記述、賛同者の署名・日付、期限設定
記録の保存	議事録と同等の保管、後日参照可能
利点	迅速性、費用削減、出席性の制約回避

よくある誤解と正しい理解

「書面決議は必ず法的手続きである」は誤解です。法的要件はケースによって異なり、会社の定款や法令の要件を確認する必要があることを理解しましょう。

まとめ

書面決議は、会議を開く時間を短縮し、遠隔地のメンバーでも意思決定に参加できる便利な仕組みです。ただし、正確さと期限、署名の取り扱い、記録の保存など、手続きの細かい点をきちんと整えないと誤解やトラブルが生じる可能性があります。導入前には社内のルールを確認し、必要なら法務や専門家に相談しましょう。

書面決議の関連サジェスト解説

取締役会書面決議とは: 取締役会書面決議とは、取締役会を実際に招集して会議を開く代わりに、書面上で賛成・反対の意思表示を集めて決議を成立させる方法です。通常、取締役会は出席した取締役が多数決で決めますが、急な案件や出席が難しい場合には、全員の同意を得られれば書面でも決議を行うことが認められることがあります。ただし、会社法や定款で定められた範囲の事項に限られることが多く、すべての案件に適用できるわけではありません。実際の手続きは次のような流れです。まず、決議の内容を決め、参加すべき取締役に対して書面で賛成・反対の意見を提出する期限を知らせます。次に、各取締役が署名または電子署名で意思表示をします。全員の同意が得られた時点で決議は成立します。反対意見がある場合にはその内容も決議書に記録します。決議の結果は、後日、議事録と同じように社内の記録として保存します。書面決議の利点は、会議を開く時間と費用を節約できる点と、緊急時に迅速に決定できる点です。一方のデメリットは、直接話し合いで生まれる意見交換やコンセンサス形成の機会が減ること、書類の取り扱いミスや署名の不足を防ぐ管理が必要なことです。現実的な使い方のコツとしては、重要度の高い案件は書面決議を避け、十分な時間があるときに会議を開くこと、定款で書面決議の適用範囲を確認すること、電子署名やPDFの形で行う場合には適切なセキュリティと保存方法を整えること、決議日付・決議の要旨・署名者を正確に記録しておくことです。まとめとして、書面決議は利点と欠点を理解し、適切な場面で活用することで迅速な意思決定をサポートします。

書面決議の同意語

書面決議: 会議を開かず書面だけで決議を成立させる方法。取締役会・株主総会などで用いられ、全員の同意が必要になる場合が多い。
書面による決議: 書面で同意・承認を取り、決議の効力を生じさせる手続き。会議を省略して決定を確定させる点が特徴。
無会議決議: 会議を開催せず、全員の書面による同意で決定を成立させる形式。英語の unanimous written consent に相当する概念を指すことが多い。
文書決議: 文書を用いて行う決議の総称。書面決議と同義的に使われる場合がある柔軟な表現。
書面承認: 書面で承認を得て意思決定を進めること。決議と同様の法的効力を持つ場面がある表現。
書面同意: 関係者が書面で同意して決定を成立させること。株主・取締役の同意を指す場面で使われやすい。
電子書面決議: 電子的手段で作成・署名された書面決議。デジタル化に対応した現代的な形態。
電子決議: 電子的手段で実施される決議。書面決議のデジタル版として使われることが多い。
オンライン書面決議: オンライン環境で作成・送付される書面決議。遠隔での同意取得を指す語

書面決議の対義語・反対語

口頭決議: 決議を文書化せず、口頭で合意・決定が成立する方式。署名や正式な書類を伴わず、後から議事録や補足資料が作成されることが多い。
会議決議: 決議を会議の場で討議・採択して成立させる方式。通常は議事録が作成され、書面での署名・同意が伴うことが多い。
対面決議: 決議が対面でのやり取りを通じて成立する形。書面を介さず、直接顔を合わせて決定されることを指す場合がある。
口頭同意: 決議に相当する意思表示を口頭で与えること。正式な書面による決議の代わりとして使われることがあるが、法的効力や証拠性の点で書面と異なることがある。

書面決議の共起語

株主総会: 株主が集まって会社の方針や重要事項を決定する場。書面決議は実際の会議を開かずに決議を行う代替方法です。
取締役会: 会社の取締役が会議を開いて決定する場。書面での決議が認められるケースもあります。
決議案: 採択するか否かを問う議題のこと。書面決議で賛否を集めて可決します。
議案: 決議の対象となる提案。書面決議の対象になり得ます。
書面決議書: 書面で作成される決議の正式な文書。署名・押印が要件になることが多いです。
承認: 賛成の同意を示すこと。決議を成立させる要素のひとつ。
同意: 賛成の意思表示。書面決議で重要な要素です。
賛成: 賛同の意思表示。決議を成立させる票。
反対: 反対の意思表示。可決を阻む要素となり得ます。
否決: 決議が成立しない結果。反対が多数の場合など。
多数決: 賛成票が多数になることで決議を成立させる方式。
普通決議: 一般的な過半数など、通常の成立要件を満たす決議の区分。
特別決議: より厳格な成立要件（例: 3分の2以上の賛成）を必要とする決議。
署名: 書面決議の成立に必要な署名。当該文書の正当性を示します。
捺印: 押印。署名と同様に正式性を担保します。
印鑑: 押印に使われるスタンプ。書類の正式性を担保する要素。
議事録: 決議内容を記録する公式文書。後日の証拠となります。
法的効力: 書面決議が法的に効力を持つかどうかの性質。
会社法: 日本の会社の設立・運営を規定する基本法。書面決議の規定の根拠。
電子決議: 電子的手段で決議を行う方法。情報通信技術を活用します。
電子署名: 電子的な署名。紙の署名と同等の法的効力を持つことが多いです。
委任状: 株主が議決権を他者に委任するための文書。書面決議の際に関連します。
出席・欠席: 出席者と欠席者の状況。書面決議では欠席扱いになることがあります。
議決権行使: 株主が議決権を行使する行為全般。
決議要件: 成立のために満たすべき条件。例えば過半数、特別決議要件など。
可決: 賛成票が要件を満たして決議が成立すること。
成立時点: 決議が法的に有効となる時点。日付や署名日が重要です。

書面決議の関連用語

書面決議: 会議を開かずに、書面上の同意を集めて決議を成立させる手続き。法令・定款が書面決議を認めている場合に限り適用され、全員の同意・署名日・決議事項・締切日・議事録の作成などが要件となることが多い。
書面決議書: 書面決議を実施する際に用いる文書。決議事項・賛否の表示、賛成・反対・棄権、署名欄、日付を記載する。
議事録: 決議の経緯や結果を公式に記録した文書。書面決議の場合でも後日、議事録として作成し署名・押印するのが一般的。
取締役会決議: 取締役会で行う決議。原則は会議での議決だが、定款・法令の定めにより書面決議が認められている場合もある。
株主総会決議: 株主が株主総会で決議を行うこと。書面決議が認められるケースもあるが、通常は招集通知と議決権行使を伴う会議決議。
決議要件: 決議が成立するための条件。普通決議・特別決議など、議決権の割合や定款の定め、決議の方法（会議/書面）に応じた要件を満たすことが必要。
普通決議: 大多数の賛成で成立する基本的な決議類型。書面決議でも適用されることがあるが、定款で特別な要件を定めることもある。
特別決議: 重要事項の決定に用いられる高い賛成要件を要する決議。定款や法令で扱いが定められる。書面決議での適用も規定次第で可能。
電子書面決議: 電子署名・デジタル認証を用いた書面決議。物理的な紙のやり取りを省略し、安全性と迅速性を高める手段。
電子署名・認証: 電子的な署名・認証を用いて、書面決議の信頼性と本人性を担保する仕組み。法令上の適用条件を満たす必要がある。
署名・押印・日付: 書面決議書には関係者の署名・実印・日付を明記するのが一般的。署名・押印は法的効力の要件となることがある。
委任状・代理投票: 株主や関係者が代理人に決議の権限を委任すること。書面での同意を代理して行う際の取り扱いを確認する。
議決権行使の形態: 書面決議における賛否・棄権の表現方法。明確に賛成・反対・棄権を記録する。
定款・法令の規定: 書面決議の実施可否・手続は定款と会社法などの法令で定められている。事前に確認が必要。
緊急時の書面決議: 急を要する事項を会議招集で解決できない場合に、書面決議を用いることがある。適用条件を満たす必要がある。