会議設計・とは？初心者にもわかる基本と実践ガイド共起語・同意語・対義語も併せて解説！

この記事を書いた人

高岡智則

年齢：33歳性別：男性職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当）居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション出身地：神奈川県川崎市身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる）血液型：A型誕生日：1992年11月20日最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分）家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）

会議設計の基本と目的

会議設計とは、会議を「何のために、誰が、どのくらいの時間で、どんなアウトプットを得るか」を前もって決めることです。この作業を丁寧に行うと、話が脱線せず、決定までの道筋が見え、参加者全員が同じゴールを目指すことができます。

会議の生産性は設計の質で決まるとよく言われます。設計が甘いと、時間だけが過ぎ、結論が出ず、次回の会議を招いてしまうこともあります。逆に設計をきちんと整えると、話題が絞られ、必要な人だけが参加し、決定と次のアクションが明確になります。

会議設計の基本要素

以下の3つを最重要とします。

・目的の明確化を最初に行うこと。目的が「何を決めるのか」「何を決定するべきか」をはっきりさせます。

・アジェンダの設計。話題を時系列で整理し、各話題に時間を割り当てます。

・時間管理とルール。全体の時間を守るルールを決め、発言時間の配分を決めます。

会議設計の具体的なステップ

以下のステップで設計を進めると、初心者でも無理なく実践できます。

1) 目的を決める：会議のゴールを1つか2つに絞り、それを文言として書き出します。目的が決まると話題が自然と絞り込まれます。

2) 参加者を選ぶ：関係者だけを招待します。役割が分かると責任の所在が明確になります。

3) アジェンダを作る：話題ごとにタイトルと所要時間を決め、順番を決めます。各話題には「決定事項」「アクション item」を明記します。

4) 時間配分とルールを決める：開始時間、終了時間、発言時間の上限、質問の回数などを決めます。

5) ファシリテーションを設計する：会議中の進行役の役割を決め、議論を活性化する問いかけや合意形成の方法を準備します。

6) 評価と改善の仕組みを作る：会議後に振り返りを行い、次回の改善点をメモします。

実践のコツと注意点

初心者は「話が長くなりすぎる」ことに注意しましょう。目的に対して不要な話題を削ることで時間を節約できます。

例として、週次の進捗会議を設計するときは、成果物と決定事項を最初に明確化し、後半15分を次のアクションに費やすと効果的です。

会議設計の実践表

ステップ	内容	ねらい	成果物
1	目的設定	会議の方向性を決める	会議目的メモ
2	参加者設計	必要な人を適切に揃える	参加者リスト
3	アジェンダ作成	話題を時系列で並べる	アジェンダ
4	時間配分とルール	全体の時間を守る	タイムテーブル
5	ファシリテーション設計	議論を活性化し、結論を導く	ファシリテーション案
6	評価と改善	次回への改善点を残す	会議の振り返りメモ