口頭警告・とは？初心者にもわかる解説と使い方共起語・同意語・対義語も併せて解説！

この記事を書いた人

高岡智則

年齢：33歳性別：男性職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当）居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション出身地：神奈川県川崎市身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる）血液型：A型誕生日：1992年11月20日最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分）家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）

口頭警告とは基本の定義

口頭警告は上司が部下に対して口頭で行う注意の一つです。正式な懲戒処分ではなく改善の機会を与える第一歩として位置づけられることが多いです。職場のルールや規定によって呼び方はさまざまですが、目的は同じです。具体的な行動や事実を挙げて伝え、今後の改善を促すことが大切です。

口頭警告は場を選ぶことも重要です。個別に行い、相手のプライバシーを守ることが基本です。公開の場で怒鳴るような伝え方は逆効果で、信頼関係を傷つける可能性があります。伝え方のトーンや言い回しにも注意しましょう。

口頭警告を使う場面

日常的な遅刻が続く、業務指示の理解不足が明らか、品質基準を満たさない作業が繰り返されるなど、軽微な違反や改善が見込める場面で使われることが多いです。初期段階の指導として用い、すぐに改善が見られればそれで終了することもあります。

ただし、頻繁な重大違反や安全にかかわる事案、法令違反に関わる問題は口頭警告だけで終わらせず、書面での記録や適切な手続きへ移行するケースが一般的です。

伝え方のポイント

口頭警告を伝える際は、事実関係を客観的に伝えることが基本です。感情的にならず、相手の立場を想像しつつ、具体的な場面を挙げて説明します。例としては「先週の水曜日に提出期限を守れなかった件について、どうして期限を守れなかったのかを確認させてください」といった形で、相手の話を聞く姿勢を示すことが大切です。

改善点と期待される行動を明確に伝えることも重要です。例えば「今後は提出期限を守るために、作業開始時に中間チェックを入れる」「同僚に相談する前に先に上司へ報告する」など、具体的なアクションを挙げましょう。

また、メモをとることも忘れずに。会話の要点、改善点、期限、次回のフォローアップ日を簡潔に記録しておくと、後でのトラブル防止につながります。

書面警告との違い

口頭警告は個別の場での指導であり、記録としての正式性は低い場合があります。一方で書面警告は 正式な記録として人事ファイルに残ることが多く、後続の処分の判断材料になります。会社の規定によって扱いは異なるため、初動では規定を確認することが重要です。

ただし口頭警告だけで終わらせず、改善のフォローアップを設けることが望ましいです。改善が見られない場合は次の段階へ進むことになります。

実施の流れ

1 情報の整理と事実確認。どの業務で、どのような問題があったのかを整理します。

2 個別の面談を設定。私語を避け、静かな場所で話します。

3 事実を伝え、改善点と期限を伝えます。ここでは具体的な行動と成果を明確にします。

4 面談後に要点をメモとして残します。相手にも要点を要約して伝えると効果的です。

5 改善状況をフォローアップします。期限が来たら再度面談し、改善が見られれば終了、見られなければ次の手段へ進みます。

表で見るポイント

<th>説明

ポイント
目的	改善の機会を与える
適用場面	軽微な違反や習慣的な行動
注意点	プライバシーを守る具体的な事実と改善点を伝える

よくある誤解

口頭警告は懲罰ではなく改善の機会であるという点を忘れがちです。伝え方次第で相手の受け止め方が大きく変わることも理解しておきましょう。誤解を避けるためには、期限とフォローアップの計画を必ず伝えることが重要です。

よくある質問

Q1 口頭警告を記録に残すべきですか。A 会社の規定によります。記録を残すべき場合は書面や内部メモで補足しておくとよいでしょう。

Q2 口頭警告は必ず個別に行うべきですか。A 基本は個別です。公衆の場で行う行為は避け、相手の尊厳を守ることが大切です。

結論

口頭警告は改善の機会を与える第一歩として、適切な場と伝え方で行うことが肝要です。具体的な事実と明確な改善点を伝え、期限を設定してフォローアップを行えば、信頼を保ちながら問題を解決する可能性が高まります。ルールとポリシーを確認し、一貫性と公正さを保つことが、健全な職場づくりにつながります。