この記事を書いた人
高岡智則
年齢：33歳 性別：男性 職業：Webディレクター（兼ライティング・SNS運用担当） 居住地：東京都杉並区・永福町の1LDKマンション 出身地：神奈川県川崎市 身長：176cm 体系：細身〜普通（最近ちょっとお腹が気になる） 血液型：A型 誕生日：1992年11月20日 最終学歴：明治大学・情報コミュニケーション学部卒 通勤：京王井の頭線で渋谷まで（通勤20分） 家族構成：一人暮らし、実家には両親と2歳下の妹 恋愛事情：独身。彼女は2年いない（本人は「忙しいだけ」と言い張る）
社内文書・とは？
社内文書とは 会社の内部で使う文章のことです 外部には公開されにくく 機密性が求められます この言葉を知っていると 業務の流れがスムーズになります
文書には 指示 書類 連絡 メモ 共有資料 など さまざまな形があります いずれも読み手が理解できるよう 丁寧で要点を絞った書き方が大切です
社内文書の役割と目的
主な役割は 三つです 第一に情報の伝達 第二に意思決定の補助 第三に記録の保存 これらをうまく組み合わせることで チームの動きが良くなります
作成の基本ルール
分かりやすさを最優先にします 具体的な手順は 次の三点です
1 目的を一文で決める 2 読み手を想定して不必要な情報を削る 3 適切な表現と丁寧な敬語の使い分け
機密情報と公開情報の扱い
社内文書には機密情報を含むことが多いです 外部に渡す場合には適切な手続きを踏みます この点を理解しておくことが重要です 機密度の高い情報は承認のある人だけが閲覧できるようにすることが基本です
承認と配布の流れ
作成した文書は 必ず承認を受けてから配布します 承認者は部門長や法務 あるいは総務など組織のルールで決まっています
実務で使えるテンプレートの例
以下の表は実務で使われる簡易テンプレートの構成例です
| 内容の例 | |
|---|---|
| 目的 | 情報共有と指示の伝達 |
| 機密レベル | 機密 内部公開 公開の三段階 |
| 承認者 | 部長クラス以上 |
| 保存期間 | 3年から5年 |
文書の形式は組織ごとに決まりがあります 書式の統一は読みやすさと信頼性を高めます またバージョン管理を行い いつ誰がどの変更をしたかを追えるようにします
よくある誤解と対処法
難しく考えすぎないことが大切です 最初は読み手の立場で要点を絞る練習をしましょう 文章は短くても伝えたい内容が伝われば十分です
まとめと実践のコツ
社内文書は組織の情報資産です その価値を下げないためには 正確さ 読みやすさ 適切な権限管理 の三つを意識します そして日常的に文書の作成と保管の練習を積むことが成長の近道です
社内文書の同意語
- 内部文書
- 組織内部で作成・保管される公式な文書。外部には公開されず、指示・手続き・方針・報告などを社内で共有する目的の文書。
- 社内資料
- 社内で用いられる資料の総称。会議資料・報告書・手順書・仕様書などを含むことが多い。
- 企業内文書
- 企業内部で作成・共有される文書の総称。部門横断の連携資料として使われることがある。
- 会社内文書
- 会社組織内で作成・管理される文書のこと。
- 組織内文書
- 組織内部で公式に作成・配布される文書。内部通知や指示、方針の記録を含む。
- 内部資料
- 組織内部で利用する資料全般。議事録・手順書・マニュアル・仕様書などを含む。
- 内部文献
- 内部で参照・保存される文書の総称。用途は社内の情報共有・記録。
- 社内通知
- 社内での周知・連絡を目的とした短尺の文書。
- 社内報告書
- 業務の進捗・結果を社内に報告する文書。上位組織や他部署への共有を前提とすることが多い。
- 社内マニュアル
- 内部の作業手順・ルール・運用方法を整理したマニュアル。
- 社内手順書
- 内部で実施する作業の手順を記した公式文書。
- 内部手続き文書
- 内部の承認経路・手続き・責任分担を示す文書。
- 業務文書
- 業務遂行のために作成される公式文書。指示・依頼・報告・承認を含むことが多い。
- 内部情報文書
- 機密性の高い内部情報を含む文書。閲覧権限を限定することが多い。
- 機密社内文書
- 機密性の高い社内文書。機密情報の取り扱いに注意が必要。
- 社内公文書
- 公式な社内文書。通知・決裁・指示など正式な文書を指す。
社内文書の対義語・反対語
- 社外文書
- 社内文書に対して、社外の人・組織に共有・提供される文書。アクセス範囲が社内限定でない点が対義語としての特徴。
- 外部向け文書
- 外部の読者・顧客・取引先を対象に作成された文書。社内文書のように内部だけで完結しない点が特徴。
- 対外文書
- 社外を相手に作成・共有される文書。情報の受け手が社外になる点が社内文書の反対。
- 公開文書
- 誰でも閲覧・利用できるよう公開された文書。内部機密の社内文書とは逆の性格。
- 社外資料
- 社外の関係者に提供・共有される資料。社内資料と比較して公開性が高い点が特徴。
- 公開情報
- 組織が公開を前提として提供する情報。社内に限定されず広く見られることを意図。
- オープンデータ
- 誰でもアクセス・再利用できる公開データ。閉鎖的な社内文書の対になる概念。
- 機密文書
- 高度に機密として扱われ、公開や外部共有が制限される文書。公開文書と対比される性質。
- 非公開文書
- 公開されず、限定された範囲でのみ閲覧・共有される文書。公開を前提とする社外文書とは対になる性質。
- 公開前提の文書
- 公開を前提として作成・整備された文書。社内限定の文書とアクセス範囲で反対の性格。
社内文書の共起語
- テンプレート
- 社内文書作成の標準フォーマット。書式・レイアウト・表記を統一するための雛形です。
- 署名
- 責任者の署名・押印を求める欄。正式性・責任の所在を示します。
- 電子署名
- インターネット上で署名を付与し、真正性と改ざん防止を担保する仕組み。
- 承認
- 文書の正式な同意を得る手続き。上長・部門長の承認を指します。
- 承認フロー
- 承認者の順序・手続き・所要時間を定義した社内の流れ。
- 稟議
- 決裁前提の申請・審査の手続き。特定の意思決定を前提とする文書。
- 稟議書
- 稟議のための提出文書。内容を審査して承認を得る文書。
- 議事録
- 会議内容・決定事項・担当者の責任を記録する文書。
- 報告書
- 業務の進捗や結果を伝える文書。上長や部門へ提出します。
- 決裁
- 正式な意思決定を行う手続き。決裁権を持つ人がゴーサインを出すこと。
- 決裁済み
- すでに決裁を受けて、正式に確定した状態の文書。
- 最終版
- 最新版の正式な版。配布・保管の基準となる版。
- 改定履歴
- 改定日・改定内容・影響範囲を記録した履歴。
- 下書き
- 公開前の未完成版。編集・修正を重ねて最終案へ。
- ドラフト
- 作成中・未完成の文書。正式版になる前の段階。
- 改訂
- 内容を修正・更新して新しい版へ切り替えること。
- 版管理
- 版番号・履歴・最新版の識別を管理すること。
- バージョン管理
- ファイルの異なる版を追跡・保存・差分確認する仕組み。
- 編集履歴
- 編集した内容と誰がいつ変更したかの編集記録。
- 文書分類
- 機密性・部門・用途などで文書を分類する作業。
- 機密情報
- 機密性が高く、閲覧制限が必要な情報を含む文書。
- 機密保持
- 機密情報を外部に漏らさず守るための契約・方針。
- アクセス権限
- 閲覧・編集・共有できる人を制御する設定。
- セキュリティ
- 情報を守るための総合的な防護・対策。
- 情報セキュリティ
- 文書を含む情報資産を守る管理体系とルール。
- 公開範囲
- 文書を誰に公開するか、どの範囲まで閲覧可能かを決める設定。
- 保存期限
- 文書を保存しておく期間。期限を過ぎた文書は適切に処理します。
- 保管
- 文書を安全に保管すること。場所・方式・アクセス管理を含む。
- アーカイブ
- 長期保存のために文書を整理・別保管場所へ移す作業。
- 廃棄
- 不要になった文書を正式に処分する手続き。廃棄基準に基づいて処理します。
- 紙文書
- 紙に印刷されて保管される文書。デジタル文書と対をなします。
- デジタル文書
- 電子データとして作成・保存される文書。検索・共有が容易。
- 共有
- 文書を同僚と閲覧・編集・配布できる状態にすること。
- 回覧
- 社内で文書を順次回して情報共有・承認を得るプロセス。
- 回覧板
- 回覧の通知・伝達を促す社内機能・掲示のこと。
- ファイル名
- 文書ファイルの名前。分類・検索の目印になる要素。
- ファイル管理
- ファイルの格納・命名規則・整理・アクセス制御を行う作業。
- メタデータ
- 作成者・日付・部門など文書に付随する検索・管理用情報。
- タグ
- 文書に付与するキーワード。検索性向上や分類に役立つ。
- 検索性
- 文書を迅速に見つけ出せるように設計・運用する能力。
社内文書の関連用語
- 社内文書
- 組織内で作成・共有される公式な文書の総称。会議の議事録、稟議書、通知文、報告書などを含み、業務の記録と意思決定の材料になる。
- 文書管理
- 文書の作成・保存・検索・削除までを一元的に運用する仕組みやルールのこと。
- 文書分類
- 機能や用途、機密性などで文書をカテゴリ分けする作業。後の検索・保管が楽になる。
- ファイル命名規則
- ファイル名を統一するルール。日付・バージョン・種類を明示して、検索性と整合性を高める。
- バージョン管理
- 文書の改訂履歴を追跡する仕組み。誰がいつどの変更を行ったか分かるようにする。
- 版管理
- 同義語として使われることが多い。複数の版を適切に管理すること。
- アーカイブ
- 長期保存が必要な文書を別の場所へ移し、現用とは分離して保管すること。
- 保存期間
- 法令や社内ポリシーで定められた書類の保存期間のこと。
- 保存場所
- デジタルならフォルダ、紙なら保管庫など、文書の物理的・デジタルの保管場所。
- アクセス権限
- 誰がどの文書を閲覧・編集できるかを決める設定。
- 機密情報
- 第三者に漏らしてはならない重要情報。社内での取り扱いを厳格に管理する。
- 情報セキュリティポリシー
- 情報の取り扱い方針を定めた社内ルール。
- コンプライアンス
- 法令・規定・社内規則に準拠して文書を扱うこと。
- 運用手順書
- 日常の業務を実行する具体的な手順をまとめた文書。
- 稟議書
- 決裁を得るための承認依頼書。上長や部門の承認を得るために使う。
- 承認フロー
- 承認がどの順番で進むかを示す手続きの流れ。
- 決裁
- 最終的な承認・裁定を行う行為。
- 議事録
- 会議の経過・決定事項・アクションを記録した文書。
- 会議メモ
- 会議中に取る簡易メモ。後で議事録作成の基礎になる。
- 報告書
- 業務の経過・結果を報告するための文書。
- 提案書
- 改善案や新規プロジェクトを伝えるための書類。
- 仕様書
- 製品やシステムの仕様・要件を明記した文書。
- 要件定義書
- システムやプロジェクトの機能要件を整理した文書。
- 通達
- 社内へ正式に知らせる通知文。
- 通知
- 情報を周知するための連絡文。
- 告知文
- 広く社内へ告知する文書。
- 署名
- 本人の署名で承認を示す行為。
- 捺印
- 印鑑で正式な承認を示す手続き。
- 電子署名
- デジタル署名を用いて文書の真正性を保証する仕組み。
- 電子文書
- デジタル形式で保存・共有される文書。
- 紙文書
- 紙ベースの文書。
- 電子化
- 紙文書をデジタル化して電子的に管理すること。
- テンプレート
- 決まった書式の雛形。
- 書式
- 文書の体裁・書式設定の基準。
- 命名規則
- ファイル名や文書IDの付け方ルール。
- メタデータ
- 文書に付随する検索・整理のための補助情報。
- タグ
- 検索性を高めるためのキーワード。
- 改訂履歴
- 文書の改訂の履歴を記録する情報。
- アクセスログ
- 文書の閲覧・変更の履歴を記録するログ。
- 監査証跡
- 監査の証拠として用いるための履歴情報。
- 監査対応
- 監査の質問や指摘に対して行う対応。
- バックアップ
- データのコピーを作って紛失に備える対策。
- 削除・廃棄ポリシー
- 不要文書の削除や廃棄の基準と手順を定めた規定。
- 保管ルール
- 文書の保管方法・場所・期間を定めた規定。
- NDA
- 秘密保持契約（Non-Disclosure Agreement）
- 秘密保持/機密保持
- 機密情報を第三者へ漏らさないようにするルール。
- 共有設定
- 文書の閲覧・編集を誰とどう共有するかの設定。
- 共同編集
- 複数人で同時に文書を編集する作業。
- 印鑑
- 正式な承認を示すための押印。
社内文書のおすすめ参考サイト
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